■概要
組織変更やメンバーの異動に伴い、各種SaaSの情報を手作業で更新する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなり得ます。 特に、ジョブカン経費精算・ワークフローにおけるグループ更新は、正確性が求められる重要な作業のため、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用することで、マスターデータとして利用しているGoogle スプレッドシートの行情報を更新するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローのグループ情報が自動で更新され、手作業による手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 組織変更の度に、ジョブカン経費精算・ワークフローのグループ更新を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートで社員情報を管理しており、各SaaSへの情報反映を効率化したい方
- 手作業による情報更新での入力ミスや反映漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に自動で処理が実行されるため、ジョブカン経費精算・ワークフローで都度グループ更新を行う作業時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、部署名や所属情報の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「グループを更新」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をもとにグループ情報を更新します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、更新を監視したいファイルのスプレッドシートIDと、対象となるシート(タブ)名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。