■概要
従業員情報の登録時、フォームで受け取った通帳画像を一つひとつ手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特にSmartHRなど複数のツールを利用している場合、正確な情報登録が求められるため、担当者の負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け付けた通帳画像をOCRで自動解析し、担当者の確認を経てSmartHRに従業員情報を登録する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRへの従業員情報登録を手作業で行い、効率化したい人事労務担当者の方
- 通帳画像からの口座情報の転記作業で、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSmartHRへの情報登録までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減し、業務全体の効率化に繋がります
- OCRによるテキスト化と担当者による確認フローを挟むことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、フォームで受け取った通帳画像のファイルを指定します
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、確認済みの情報を引用して従業員情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、通帳画像から読み取りたいテキスト項目（金融機関名、支店名、口座番号など）を任意で設定してください
- 担当者に対応を依頼するアクションでは、確認を依頼する担当者や依頼内容の詳細などを、実際の運用に合わせて設定してください
- SmartHRに従業員を登録するアクションでは、OCRやフォームで取得した情報を引用し、SmartHRのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です
■注意事項
- SmartHRとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
