■概要
採用活動で受け取る多くの履歴書をBoxで管理し、採用が決まった方の情報をSmartHRへ手入力する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりませんか？
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされた履歴書からOCR機能で情報を読み取り、SmartHRへ従業員データを自動で登録するため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSmartHRを利用し、従業員情報の登録を手作業で行っている方
- 採用活動における履歴書情報のデータ入力にかかる工数を削減したい方
- 従業員の入社手続きを効率化し、コア業務に集中できる体制の構築を進めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに履歴書をアップロードするだけでSmartHRへの従業員登録が完了するため、これまで手作業に費していたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、氏名や住所などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSmartHRをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定し、履歴書を格納する特定のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続いて、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で履歴書から文字を読み取る際に、SmartHRへの登録に必要となる抽出項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。
- SmartHRに従業員を登録する際、前段のOCR機能で抽出した各値をSmartHRの登録項目に対応する変数として設定可能です。
■注意事項
- Box、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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