メールの文章からキーワードを抽出して、スプレッドシートに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

日々受信する大量のメールから、特定の情報を探し出して転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文からキーワードを抽出し、Google スプレッドシートへ情報を格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

問い合わせメールなど、定型的なメールからの情報抽出と転記作業を自動化したい方
メールで受信したリード情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力に課題を感じている方
AIを活用して、日々のルーティン業務を効率化したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記が減ることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、お使いのGoogle スプレッドシートのアカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するようにAIへ指示を出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや件名のキーワードなどを任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを処理の対象とすることが可能です。
AIへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズが可能であり、「会社名だけを抽出」や「問い合わせ内容を要約」など、目的に合わせて抽出したい内容を具体的に指示してください。
Google スプレッドシートへの格納先となるスプレッドシートやシート、追加するセルの列は任意で設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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