■概要
日々受信する大量のメールから、特定の情報を探し出して転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の見落としや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文からキーワードを抽出し、Google スプレッドシートへ情報を格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせメールなど、定型的なメールからの情報抽出と転記作業を自動化したい方
- メールで受信したリード情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力に課題を感じている方
- AIを活用して、日々のルーティン業務を効率化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減ることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogle スプレッドシートのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するようにAIへ指示を出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールアドレスや件名のキーワードなどを任意で設定してください。これにより、特定のメールのみを処理の対象とすることが可能です。
- AIへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズが可能であり、「会社名だけを抽出」や「問い合わせ内容を要約」など、目的に合わせて抽出したい内容を具体的に指示してください。
- Google スプレッドシートへの格納先となるスプレッドシートやシート、追加するセルの列は任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
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