メールを受信したらYoomメールに転送して、Google Chatに通知する
メールを受信したらYoomメールに転送して、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
重要なメールの見落としや、チームへの共有漏れでお困りではないでしょうか。このワークフローは、Yoomのメール機能で特定メールを受信した際に、AIが自動で内容の抽出と要約を行い、Google Chatへ通知するものです。この連携を自動化することで、重要なメールをリアルタイムでチームに共有できるため、手動での転送作業や確認漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受信した問い合わせなどを管理しており、対応漏れを防ぎたいご担当者の方
- Google Chatでチームの情報共有を行っており、メールからの転記作業をなくしたい方
- AIによる要約機能を活用して、メールの内容を素早く把握し業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールをトリガーに、AIによる要約とGoogle Chatへの通知が自動で実行されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で検知し通知を行うことで、重要なメールの確認漏れや共有の遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、自動化の対象としたいメールをYoomのメール機能が発行するアドレスに自動転送するよう設定します。
- Yoomのトリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、起動条件を任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で設定してください。
- 要約機能では、要約したいテキストの内容や、生成する要約の文字数を任意で指定してください。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースや、Slackで通知するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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