【ノーコードで実現】Google Chatに投稿されたファイルを自動でダウンロードする方法

「Google Chatで共有されたファイルを、一つひとつ手作業でダウンロードしてフォルダに整理するのが面倒…」
「重要なファイルを見逃してしまったり、後から探すのに時間がかかったりして業務が滞ってしまう…」

このように、チャットツール上のファイルを手作業で管理することに限界を感じていませんか？

もし、Google Chatに投稿されたファイルを自動で検知し、指定したストレージサービスに自動で保存・整理できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。

さらに、ファイルを探す手間や保存漏れの心配が減り、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Chatに投稿されたファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Chatに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要

Google Chatで共有されたファイルの管理に手間を感じていませんか？重要なファイルが流れてしまったり、手動でのダウンロードや保存作業が負担になったりすることもあるかと思います。 このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ保存できます。ファイルの保存漏れを防ぎ、管理を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで共有されるファイルのダウンロードと保存を手作業で行っている方
• チームでのファイル管理を効率化し、Google Driveへの集約を徹底したい方
• Google Chatでの重要なファイルの保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのファイル投稿をきっかけに、ダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での保存作業が減るため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにファイルが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージ一覧を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、「テキスト抽出」オペレーションを用いて、ダウンロード対象のリソースネームを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでGoogle Chatの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、ファイルの投稿を検知したいスペースを任意で指定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを指定したり、ファイルの名称を任意で設定したりすることができます。

■注意事項

• Google ChatとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

Google ChatのファイルをGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Chatに投稿されたファイルを自動で検知し、Google Driveに保存するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Chat／Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google ChatとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Chatのトリガーおよびアクションとテキスト抽出設定
• Google ChatおよびGoogle Driveのアクション設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Google Chatに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要

Google Chatで共有されたファイルの管理に手間を感じていませんか？重要なファイルが流れてしまったり、手動でのダウンロードや保存作業が負担になったりすることもあるかと思います。 このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ保存できます。ファイルの保存漏れを防ぎ、管理を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで共有されるファイルのダウンロードと保存を手作業で行っている方
• チームでのファイル管理を効率化し、Google Driveへの集約を徹底したい方
• Google Chatでの重要なファイルの保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのファイル投稿をきっかけに、ダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での保存作業が減るため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにファイルが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージ一覧を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、「テキスト抽出」オペレーションを用いて、ダウンロード対象のリソースネームを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでGoogle Chatの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、ファイルの投稿を検知したいスペースを任意で指定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを指定したり、ファイルの名称を任意で設定したりすることができます。

■注意事項

• Google ChatとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

こちらのナビを参考に、マイアプリ連携を完了させましょう。

Google ChatとYoomのマイアプリ連携

Google DriveとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるので、Google Driveと検索し対象アプリをクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックします。

Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いて、以下のバナーからYoomのテンプレートページに移動し、「試してみる」ボタンをクリックしてテンプレートをコピーしてください。

Google Chatに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveに保存する

試してみる

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■概要

Google Chatで共有されたファイルの管理に手間を感じていませんか？重要なファイルが流れてしまったり、手動でのダウンロードや保存作業が負担になったりすることもあるかと思います。 このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ保存できます。ファイルの保存漏れを防ぎ、管理を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで共有されるファイルのダウンロードと保存を手作業で行っている方
• チームでのファイル管理を効率化し、Google Driveへの集約を徹底したい方
• Google Chatでの重要なファイルの保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのファイル投稿をきっかけに、ダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での保存作業が減るため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにファイルが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージ一覧を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、「テキスト抽出」オペレーションを用いて、ダウンロード対象のリソースネームを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでGoogle Chatの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、ファイルの投稿を検知したいスペースを任意で指定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを指定したり、ファイルの名称を任意で設定したりすることができます。

■注意事項

• Google ChatとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Google Chatのトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スペースにファイルが投稿されたら」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogle Chatでスペースにファイルを投稿しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で投稿しました。

トリガーの起動間隔
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。

指定した間隔でGoogle Chatをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はスペースにファイルが投稿されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。

5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スペースのリソース名
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、Google Chatに投稿されたファイル情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックしてください。

ステップ4：Google Chatでメッセージ一覧を取得

続いて、前のステップでGoogle Chatから取得した値を利用して、メッセージの一覧を取得しましょう。
「メッセージ一覧を取得」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

スペースのリソース名
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle Chatから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。

演算子
注釈に沿って設定してください。

作成日時でフィルター
こちらもスペースのリソース名と同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力できます。

たとえば演算子で「より後」を選択し、作成日時でフィルターに基準となる日時を指定することで、指定日時以降に投稿されたメッセージ一覧のみを取得できます。

並び順
プルダウンから該当の項目を選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でメッセージ一覧が取得されるか確認しましょう。

テストに成功すると、Google Chatから取得されたメッセージ一覧に関する情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：AI機能でテキスト抽出

続いて、Google Chatから取得した値を利用して、ファイルのダウンロードに必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。

「テキスト抽出」をクリックします。

AIによるデータ抽出の設定を行います。

変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。

長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。

• AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法

なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。

• 「タスク実行数」のカウント方法について

対象のテキスト

AIで特定のテキストを抽出します。

入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle Chatから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。

抽出したい項目

対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。

今回はこの後のステップでGoogle Chatのファイルをダウンロードするため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。

指示内容

AIへの指示内容は任意で設定可能です。

必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。

入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。

以下の画像の取得した値は、この後のステップでファイルをダウンロードする際に利用できます。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ6：Google Chatでファイルをダウンロード

続いて、前のステップで取得した値を利用して、Google Chatでファイルをダウンロードしましょう。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

添付ファイルリソースネーム
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。

なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じファイルがダウンロードされてしまうので注意が必要です。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でファイルがダウンロードされるか確認しましょう。

テストに成功すると、ダウンロードされたファイル情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。

内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。

ステップ7：Google Driveにファイルをアップロード

いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値（ダウンロードした添付ファイル）を利用して、Google Driveにファイルをアップロードしましょう。
「ファイルをアップロードする」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

格納先のフォルダID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

ファイル名
アップロードするファイルの名前を設定しましょう。
入力欄をクリックし、表示される日付タブや取得した値から選択して入力しましょう。
また、画像のようにテキスト（固定値）を取得した値（変数）を組み合わせることで、用途に合わせたファイル名を柔軟に設定できます。

ファイルの添付方法／ファイル
前のステップでダウンロードしたファイルが設定されているので、確認しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でファイルがアップロードされるか確認しましょう。

テストが成功したらGoogle Driveの画面を開き、実際にファイルがアップロードされているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおりアップロードされていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Google Chatにファイルが投稿されたタイミングで、指定したGoogle Driveにそのファイルが自動で保存されるようになります。

実際にGoogle Chatへファイルを投稿し、Google Driveに正しくアップロードされるかを確認してみましょう。

Google Chatを使った自動化例

チャットへの投稿やWeb会議の終了をトリガーに、メッセージの蓄積や文字起こし、通知を自動化します。

会議の要約作成から、音声データのテキスト化、各データベースへの自動格納までをシームレスに完結。

情報の転記や確認漏れをノーコードで一掃し、チーム内での情報共有を行なうことで、迅速なレスポンスと生産性の高いワークフローを実現します。

Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

会議の録音やインタビュー音声などの文字起こしと、チームへの共有作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用することで、Dropboxにアップロードした音声データがAIによってテキスト化され、その結果がGoogle Chatに自動で通知されるようになります。
一連の作業を自動化し、迅速な情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
• 会議やインタビューの議事録作成にかかる時間を短縮したいと考えている方
• Google Chatを活用して、チームへの迅速な情報共有フローを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こし結果の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでYoomの「音声文字起こし機能」を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションでダウンロードしたファイルを処理します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、文字起こし結果を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいフォルダを指定します。
• 音声文字起こし機能では、日本語や英語など、文字起こし対象となる音声ファイルの言語を選択できます。
• Google Chatへの通知では、通知先のスペースを指定できるほか、メッセージ本文に文字起こし結果などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• DropboxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

「Gmailで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する」フローを利用すると、受信メールの音声データを自動で文字起こしできます。
結果がGoogle Chatに通知され、迅速な情報共有が可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailを利用してビジネス上のやり取りを行っている方
• Gmailで受信した音声データをスピーディに文字起こししたい方
• Google Chatを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
• 音声データの内容をスピーディに把握して、チームに共有したい方
• メールの内容をすばやく確認し、必要な対応を迅速に行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを活用することで、Gmailで受信した音声データを迅速に文字起こしし、Google Chatに自動で通知できます。
これにより、重要な情報をすぐに把握でき、タイムリーな対応が可能になります。
音声データの内容をテキストとして視覚的に確認できるため、確認やコミュニケーションの効率が向上します。

また、通知がGoogle Chatに送られるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズに行えます。
このプロセスにより、対応のスピードが上がり、ビジネスの意思決定がより迅速になります。

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Google Chatでスペースに投稿された内容をNotionのデータベースに追加する

試してみる

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■概要

Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの議論やタスクをNotionで管理しており、手動での転記作業に手間を感じている方
• 複数スペースの情報を一元管理するため、Notionへの情報集約を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• 手作業による情報転記での漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatにメッセージが投稿されると自動でNotionに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報集約を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージからNotionに追加したい情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのデータベースにレコードを追加する際に、特定のプロパティに固定のテキストやタグを自動で設定することが可能です。
• トリガーで取得したGoogle Chatの投稿内容や投稿者、AI機能で抽出した情報などを、Notionの各プロパティに変数として自由に割り当てることができます。

■注意事項

• Google Chat、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Chatで投稿されたら、Microsoft Excelに格納する

試してみる

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■概要

Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Excelのデータベースに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google ChatとMicrosoft Excelを併用しているチーム

・Google Chatでの議論や決定事項、議事録などをMicrosoft Excelに自動で記録したい方

・プロジェクトの進捗管理やタスク管理をGoogle ChatとMicrosoft Excelで行っている方

・手作業での情報転記を減らし、効率化したい方

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2.Google Chatで情報収集を行い、Microsoft Excelでデータ分析を行っている方

・アンケート結果や意見収集をGoogle Chatで行い、その結果を自動でMicrosoft Excelにまとめたい方

・収集したデータをMicrosoft Excelで分析・可視化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・通知するスペースやExcelファイル、登録する内容などを自由に設定できるため、個々のニーズに合わせてカスタマイズできます。

・Google Chatのメッセージを手動でMicrosoft Excelに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。

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■注意事項

・Google Chat、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Google Chatで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1.Google Chatでコミュニケーションを取っている方

・業務のやり取りをGoogle Chatで行うことが多い方

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2.Googleドキュメントでデータ管理を行っている方

・Google ChatのメッセージをGoogleドキュメントに集約して整理したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Chatを業務のコミュニケーションツールとして利用している場合、情報は日々蓄積されていくため件数は膨大となります。
また、情報の検索を行う際に検索キーワードに対して膨大なメッセージがヒットした場合、1個1個確認するのは非効率的です。

このフローでは、Google Chatで特定のスペースに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加することができるため、情報の集約を自動化します。
Googleドキュメントに追加された内容を業務のニーズに合わせて整理することで、必要な情報を効率的に検索することができます。

古い情報や不要な情報を取捨選択することで、Google Chatからの情報収集もスムーズに行うことができ、業務スピードを向上させることが可能です。

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■注意事項

・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

会議やインタビューの音声データを手作業で文字起こしし、その内容をチャットで共有する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダに音声データがアップロードされると、YoomのAI機能が自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle Chatに通知します。これまで手作業で行っていた一連のプロセスを自動化することで、作業時間を短縮し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議の議事録作成などで、録音データの文字起こしに時間を要している方
• Google DriveとGoogle Chatを活用し、チームでの情報共有を効率化したい方
• インタビューなどの音声データを扱う業務で、手作業による共有漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声データのアップロードから文字起こし、通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業による文字起こしの依頼漏れや、関係者への共有遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイルが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、音声データがアップロードされる対象フォルダを任意で設定してください。
• Google Chatのオペレーション設定では、通知を送信するスペースや宛先、メッセージ内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてGoogle Chatに送信する

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■概要

オンライン会議後の議事録作成や内容の共有に手間を感じていませんか？
会議の録画データをダウンロードし、音声をドキュメントに変換するツールで文字起こしを行い、さらに要約して共有する、といった一連の作業は多くの時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データの文字起こしと要約、そしてGoogle Chatへの通知までを自動化し、会議後の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議の議事録作成や情報共有に多くの時間を費やしている方
• 音声文字起こしのツールなどを活用し、会議内容のテキスト化を効率化したいと考えている方
• Google MeetやGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での連携に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後に自動で処理が開始されるため、録画データのダウンロードや文字起こし、要約作成といった手作業の時間を削減できます
• 手動での共有作業が不要になるため、議事録の共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、Google ChatをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
3. オペレーションで待機アクションを設定し、録画ファイルの生成を待ちます
4. 続いて、Google Meetでレコーディング情報を取得し、Google Driveで録画ファイルをダウンロードします
5. AI機能のオペレーションで、ダウンロードしたファイルを「文字起こし」し、その結果を「要約」します
6. Googleドキュメントで、文字起こしと要約結果を記載した書類を発行します
7. 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送る」アクションで、生成したドキュメントのリンクや要約内容を指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、事前に作成した自社フォーマットの雛形を任意で設定することが可能です
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースを任意で設定できます。また、通知するメッセージ本文は、AIが生成した要約などを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Google Meet、Google Chat、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「待機する」オペレーション、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/941392

詳細を見る 試してみる

Outlookで受信した音声データを文字起こしして、Google Chatに通知する

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■概要

会議の録音データなどの音声ファイルを手作業でテキスト化し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
手作業がゆえに共有漏れや遅延が発生することもあるでしょう。
このワークフローを活用すれば、Outlookのメールに添付された音声データの文字起こしからGoogle Chatへの通知までを自動化できます。
文字起こしや情報共有に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
• 会議や打ち合わせの議事録作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
• Google Chatを活用しており、チームへの情報共有をより迅速に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声データのダウンロードから文字起こし、チャットへの通知まで一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字起こしの依頼漏れや、関係者への共有漏れ、転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した音声ファイルをダウンロードします。
5. オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションで音声データをテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを監視対象として指定できます。
• 音声データの文字起こし機能では、対象となる音声ファイルの言語を選択できます。
• Google Chatへの通知アクションでは、通知先のスペースを指定してください。
  メッセージ本文には文字起こし結果などの変数を自由に埋め込むことができます。

‍■注意事項

• OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。

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Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

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■概要

Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署

・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方

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2.会議の内容を分析・活用したい方

・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方

■このテンプレートを使うメリット

会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。

このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。

■注意事項‍

・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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会議の内容を文字起こしし、Google Chatに通知する

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■概要‍

入力フォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしして、Google Chatに通知するフローです。

Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

Google Chatの通知先や通知内容など自由に設定することができます。

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■注意事項

・Google ChatとYoomのアカウント連携が必要です。

・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

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まとめ

Google Chatに投稿されたファイルのダウンロードと保存を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル管理の手間を削減し、重要な情報の保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、必要な時にいつでもファイルへ迅速にアクセスでき、情報共有のスピード向上やコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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