■概要
採用活動において、多くの応募者から送られてくる履歴書の管理は手間がかかる業務ではないでしょうか。内容の確認から管理シートへの手入力まで、一つ一つの作業に時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた履歴書をAIが自動でテキスト化し、Google スプレッドシートへ情報を格納します。担当者への確認依頼や関係者への通知までを自動化できるため、書類選考のプロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 多数の履歴書を手作業で確認し、データ入力に時間を要している採用担当者の方
- Google スプレッドシートでの応募者管理で、入力漏れやミスの削減を目指す方
- AIや自動化ツールを活用して、採用業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに提出された履歴書をAIが読み取り、自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、手入力にかかる時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、応募者情報の正確な管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとWorkplaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を設定し、履歴書ファイルがアップロードされたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードされた履歴書からテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションの「担当者へ対応を依頼する」を活用し、抽出したテキスト内容に間違いがないか担当者に確認を依頼します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認が完了した応募者情報を指定のシートに格納します
- 最後に、オペレーションでWorkplaceの「Workplaceに通知する」を設定し、応募があった旨を関係者が集まるスレッドに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているフォームでは、履歴書ファイルのアップロード項目以外にも、応募職種や希望条件など任意の質問項目を追加設定できます
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、応募者情報を格納したい任意のシートや列を指定することが可能です
- Workplaceへの通知設定では、通知を送信するスレッドや、応募者情報を含めたメッセージ本文などを自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Google スプレッドシート、WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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