■概要
展示会や商談で交換した名刺のデータ入力に、手間や時間を取られていないでしょうか。 手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AIが自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するプロセスを自動化できるため、こうした課題をスムーズに削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 多くの名刺情報を手作業でデータ化しており、業務を効率化したいと考えている方
- 営業担当者から受け取った名刺の入力作業を担っているバックオフィス担当者の方
- 名刺管理を自動化し、スムーズに顧客データベースを構築したいと考えている方
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- フォームで名刺データを送信するだけでGoogle スプレッドシートへの情報追加が完了するため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- AIのOCR機能が文字を読み取り自動で転記を行うので、手作業で起こりがちな入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、名刺データを送付するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで送信された名刺ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意の列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像ファイル以外に担当者名や入手経路など、任意の質問項目を設定することが可能です。
- Google スプレッドシートで情報を追加する際に、対象のスプレッドシートやシート、追加先の列などを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
