■概要
フォームからの見積もり依頼に対応する際、kintoneへの情報登録、見積書の作成、メール送付、そしてステータス更新といった一連の作業に多くの時間を費やしていませんか。手作業による転記ミスや送付漏れは、ビジネス機会の損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点に見積もりの作成から送付までを自動化し、これらの課題を解消します。手作業をなくし、迅速かつ正確な見積もり対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle スプレッドシートで見積もり管理をしており、手作業での作成や送付に手間を感じている営業担当者の方
- フォームからの依頼をもとにした見積もり作成業務の自動化を検討している営業アシスタントや事務担当者の方
- 見積もり対応の属人化を防ぎ、チーム全体の業務フローを標準化したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からkintone登録、見積書作成、送付までが連携されるため、手作業で行っていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや見積書の送付漏れを防ぎ、見積もり業務の自動化によってヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に新規レコードを作成します。
- 次に、見積もり明細の情報をGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力する」アクションで書き込みます。
- その後、Google スプレッドシートの「値を取得する」や「レコードを取得する」アクションで必要な情報を取得し、kintoneの「特定のレコードのサブテーブルに新しい行を追加する」アクションで明細を登録します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、入力された情報をもとに見積書PDFを作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して顧客に自動で送付します。
- 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションで、該当レコードに見積もり送付済みである旨のステータスを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、見積もりに必要な情報を取得するため、質問項目を自由に設計することが可能です。
- kintoneの各アクションでは、対象となるアプリのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、見積書の雛形やデータが保存されている任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定してください。
- Gmailのメール送付アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を含めた動的なメール作成が可能です。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
