■概要
フォームで受け取った申込書や請求書の内容を、一つひとつ確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された書類ファイルからOCR機能で自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた添付書類の情報を、手作業で転記している担当者の方
- 書類の文字情報をOCRで抽出し、Google スプレッドシートでの管理を自動化したい方
- データ入力時のヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付された書類からOCRでテキストを抽出し、自動で転記されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガーを設定し、添付ファイル付きのフォームが送信された際にワークフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された書類ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄など、用途に応じて入力項目を任意で設定してください。
- OCR機能では、書類の中からテキストを抽出したい箇所（例：請求金額、発行日など）を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへの追加設定では、情報を追加する対象のスプレッドシートやシート、書き込むテーブル範囲などを任意で指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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