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請求書作成業務は、毎月発生する定型的な作業でありながら、金額や宛先など、間違いが許されない重要な業務の一つですよね。
手作業での請求書作成は時間がかかり、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴いますし、確認作業にも手間がかかるため、担当者の大きな負担となっているケースは少なくありません。特に、請求書の作成からPDF化、そしてメールでの送付までの一連の作業は、件数が増えるほど煩雑になりがちです。
そこで、「AIを活用して請求書作成を自動化できないか…」と考えたことがある人も、多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">データベースの情報更新や特定のメール受信などをトリガーとして、AIが自動で請求書を作成し、指定された宛先にメールで送信まで完了できる仕組み</span>があればどうでしょう？
これらの悩みから解放され、経理担当者や営業担当者は請求書関連業務に費やしていた時間を大幅に削減し、より戦略的な業務や顧客対応といったコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを使って請求書を作成する</span>業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
AIを活用して請求書作成を自動化し、メールで送信する様々な方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化は、請求書発行業務の効率化、ヒューマンエラーの削減、そして迅速な請求処理を実現し、ビジネスのキャッシュフロー改善にも貢献するでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Notionに新しい情報が追加されたり更新されたりしたタイミングをトリガーとして、その情報に基づいてAIが請求書を自動で作成し、Gmailなどのメールツールから自動で送信する</span>ことが可能です。
手作業による請求書の作成漏れや入力ミスを防ぎ、顧客情報を一元管理しながら請求業務の正確性と迅速性の向上が期待できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで新しい回答が送信された際に、その回答内容でAIが請求書を自動作成し、Zoho Mailといったメールツールを通じて顧客に自動で送付する</span>ことも可能です。
注文や申し込みと同時に請求プロセスを自動化することで、対応の迅速化と顧客満足度の向上に繋げることができるでしょう。
<span class="mark-yellow">Outlookで特定の件名やキーワードを含むメールを受信したことをきっかけに、AIがそのメール内容や関連情報から請求書を自動で作成し、指定されたメールアドレスに自動で返信または新規送信する</span>こともできます。
例えば「請求書発行依頼」といった件名のメールに対して、迅速かつ正確に請求書を発行・送付し、手動での確認や対応の遅延防止をサポートします。
それではここから代表的な例として、「Notionのデータベースに行が追加された際に、その情報を基にAIが請求書を自動で作成し、PDF化してGmailから顧客に送信する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのページ一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
【Gmailのマイアプリ登録】
こちらも同じように検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Notionの特定のデータベースのページが作成・更新された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「データベースID」は、入力欄下の注釈を参照して手入力してくださいね！
ここで設定したデータベースにレコードが追加されると、フローボットが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「データベースID」に設定したデータベースに、テスト用のレコードを追加してくださいね！
追加後はYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、データベースの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※テストが成功にならずエラーになる場合は、こちらのヘルプページをご参照ください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後は「保存する」を押して、次の設定に進んでくださいね！
続いて、ステップ3で連携したデータベースから、レコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「データベースID」には、ステップ3で設定したデータベースと同じIDを入力し、「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」を、ステップ3で取得したアウトプットを使って設定していきます。
「レコードID」「等しい」「オブジェクトID」となるように、下図のように設定してください。
設定後は「テスト」をクリックし、先ほどテスト用に追加したレコードの情報が取得されることを確認しましょう！
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
ここでは生成AIを活用して、請求書作成時に使用するテキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、アクションは設定したいプロンプトの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されていますよ！
活用シーンに合わせて、自由に設定してみてくださいね。
次に、プロンプトの設定をしていきましょう。
入力欄をクリックすると、ステップ4で取得したアウトプットを選択できます。
AIへの指示とアウトプットを活用して、プロンプトを設定してください。
今回は下図のように設定してみました！
言語には、生成するテキストの言語を指定してください。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されます。
活用シーンに合わせて英語などでもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコードの情報に基づいたテキストが生成されることを確認しましょう。
※望んでいたような回答が得られない場合は、プロンプトを編集して再度試してみてください。
内容を確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、ステップ5で生成したテキストデータを使って、請求書を作成する設定を行います。
設定を進める前に、こちらのヘルプページを参考にして、書類の雛形を作成しておいてくださいね！
今回は下図のように雛形を作成しています。
雛形を作成したら、フローの設定画面に戻って「書類を発行する」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。
先ほど請求書の雛形を作成したスプレッドシートを設定します。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、置換条件の設定に進みます。
先ほど作成した請求書の雛形の{内容}の部分を、ステップ5で生成したテキストデータに置き換える設定をしていきますよ！
設定完了後は「テスト」をクリックして、作成された請求書が指定したGoogle Driveに格納されていることを確認しましょう。
「ファイル名」で指定した通りの名前で格納されていますね！
ファイルを開いて、ステップ5で生成したテキストデータを基に請求書が作成されていることも確認してみましょう。
Notionのデータに基づいたテキストで、請求書が作成されていますね！
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、次の設定に進みます。
最後に、ステップ6で作成した請求書を、Gmailでメールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
自動作成した請求書が添付された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Notionのデータベースに行が追加された際に、その情報を基にAIが請求書を自動で作成し、PDF化してGmailから顧客に送信する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介した請求書作成だけでなく、受信した請求書の読み取りと内容の追加も自動化することができます!
いかがでしたか？AIを活用して請求書作成からメール送信までの一連の業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書の作成、内容確認、PDF化、そしてメール添付・送信といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。</span>
これにより、経理担当者や営業担当者は請求書関連の煩雑な作業から解放され、月末月初の業務負荷を軽減し、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保することが可能になるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
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業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。
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