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請求書作成業務は、毎月発生する定型的な作業でありながら、金額や宛先など、間違いが許されない重要な業務の一つですよね。
手作業での請求書作成は時間がかかり、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴いますし、確認作業にも手間がかかるため、担当者の大きな負担となっているケースは少なくありません。特に、請求書の作成からPDF化、そしてメールでの送付までの一連の作業は、件数が増えるほど煩雑になりがちです。
そこで、「AIを活用して請求書作成を自動化できないか…」と考えたことがある人も、多いのではないでしょうか。
もし、データベースの情報更新や特定のメール受信などをトリガーとして、AIが自動で請求書を作成し、指定された宛先にメールで送信まで完了できる仕組みがあればどうでしょう？
これらの悩みから解放され、経理担当者や営業担当者は請求書関連業務に費やしていた時間を大幅に削減し、より戦略的な業務や顧客対応といったコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAIを使って請求書を作成する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
AIを活用して請求書作成を自動化し、メールで送信する様々な方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化は、請求書発行業務の効率化、ヒューマンエラーの削減、そして迅速な請求処理を実現し、ビジネスのキャッシュフロー改善にも貢献するでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
Notionに新しい情報が追加されたり更新されたりしたタイミングをトリガーとして、その情報に基づいてAIが請求書を自動で作成し、Gmailなどのメールツールから自動で送信することが可能です。
手作業による請求書の作成漏れや入力ミスを防ぎ、顧客情報を一元管理しながら請求業務の正確性と迅速性の向上が期待できます。
Googleフォームなどで新しい回答が送信された際に、その回答内容でAIが請求書を自動作成し、Gmailといったメールツールを通じて顧客に自動で送付することも可能です。
注文や申し込みと同時に請求プロセスを自動化することで、対応の迅速化と顧客満足度の向上に繋げることができるでしょう。
Outlookで特定の件名やキーワードを含むメールを受信したことをきっかけに、AIがそのメール内容や関連情報から請求書を自動で作成し、指定されたメールアドレスに自動で返信または新規送信することもできます。
例えば「請求書発行依頼」といった件名のメールに対して、迅速かつ正確に請求書を発行・送付し、手動での確認や対応の遅延防止をサポートします。
それではここから代表的な例として、「Notionのデータベースに行が追加された際に、その情報を基にAIが請求書を自動で作成し、PDF化してGmailから顧客に送信する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのページ一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
【Gmailのマイアプリ登録】
こちらも同じように検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同じ手順で、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Notionの特定のデータソースのページが作成・更新された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「データソースID」は、入力欄下の注釈を参照して手入力してくださいね！
ここで設定したデータソースにレコードが追加されると、フローボットが起動するようになります。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「データソースID」に設定したデータベースに、テスト用のレコードを追加してくださいね！
追加後はYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、データベースの情報が「取得した値」に情報が抽出されるので、内容を確認しましょう。
※テストが成功にならずエラーになる場合は、Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法のヘルプページをご参照ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後は「保存する」を押して、次の設定に進んでくださいね！
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、ステップ3で連携したデータベースから、レコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「データベースID」には、ステップ3で設定したデータベースと同じIDを入力し、「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」を、ステップ3で取得した値を使って設定していきます。
「レコードID」「等しい」「ID」となるように、下図のように設定してください。
設定後は「テスト」をクリックし、先ほどテスト用に追加したレコードの情報が取得されることを確認しましょう！
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
ここでは生成AIを活用して、請求書作成時に使用するテキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
