Googleフォームで請求書が送信されたら、AI OCRで内容を読み取りNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書の確認や、その後のデータ入力作業に手間や時間を取られていませんか？また、手作業による転記ミスは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの請求書送信をきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取り、Notionへ情報が追加されるため、一連の業務を効率化し、入力ミスも減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionで請求書情報を管理し、手入力に時間を要している方
• 請求書データのOCR処理とNotionへの転記作業を自動化したい経理担当者
• 請求書処理のヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに届いた請求書内容をOCR機能で読み取りNotionへ自動登録するため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。
• 手作業による転記作業がなくなることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報をNotionのデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい請求書の項目に合わせて、抽出項目や使用するAIモデル、言語などを任意で設定・調整することが可能です。
• Notionへのレコード追加時には、特定の情報を固定値として入力したり、GoogleフォームやOCR機能で取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなどのカスタマイズができます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。