■概要
Notionで請求情報を管理しているものの、freee請求書への転記やGmailでの送付に手間を感じていませんか？手作業による入力ミスや送信漏れは、ビジネスにおいて避けたい課題の一つです。このワークフローは、Notionのデータベース登録を起点として、freee請求書での請求書作成とGmailでのメール送信を自動化し、請求書発行にまつわる一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとfreee請求書を併用し、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書発行のミスを減らし、業務フローを標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 請求業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したい個人事業主やフリーランスの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録だけで請求書作成からメール送信までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや請求書の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、freee請求書の「請求書の作成」を設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 次に、ブラウザを操作機能の「ブラウザを操作する」を設定し、作成した請求書PDFをダウンロードする操作などを自動化します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」を設定し、ダウンロードした請求書ファイルを添付して取引先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To, Cc, Bcc）として任意のアドレスを設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、Notionから取得した顧客名や請求金額などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Notion、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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