■概要
Googleフォームで受け付けた発注書などのファイルをもとに手作業で請求書を作成してメールで送付する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにファイルからの文字抽出、Microsoft Excelでの請求書作成、Gmailでの送付までの一連の流れを自動化してこれらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をもとに請求書を発行している経理担当者の方
- 手作業による請求書の作成や送付業務に多くの時間を費やしている個人事業主の方
- 請求書発行業務におけるヒューマンエラーを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から請求書の作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- ファイルからの情報転記や宛先入力などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに請求書を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、請求書作成に必要な情報を取得するため質問項目や回答形式を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から請求金額や会社名など、抽出したい項目を自由に指定できます。
- Microsoft Excelでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
- Gmailでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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