Outlookで特定の件名のメールを受信したら、請求書をAIで作成し、送信する

■概要

特定の件名がついたOutlookのメール受信をきっかけに、請求書作成から送信までの一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による入力ミスや送信漏れは、ビジネスにおいて避けたい課題の一つであり、このワークフローを活用すれば、AIによる請求書作成とOutlookからの自動送信を実現でき、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定のメールをもとに請求書作成と送信業務を行っている方
• 請求書作成業務においてAIの活用を検討しており、効率化を目指す担当者の方
• 手作業による請求書関連業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からAIによる請求書作成、送信までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 請求書作成やメール送信における入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、メール内容などをもとに請求書に必要な情報を生成します。
4. 次に、オペレーションで書類を発行する機能とGoogle スプレッドシートを選択し、AIが生成した情報やメールから取得した情報をもとに請求書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行された請求書を添付して、指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理を開始するメールの条件として、特定の受信フォルダやメールに含まれるキーワードを任意で指定可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、請求書の詳細内容を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、定型的な文章や、前段階の処理で取得したメール情報などを変数として組み込むことも可能です。
• 書類を発行する機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートファイルを任意で指定でき、AIが生成したテキストやメールから取得した顧客情報などを変数として、書類の特定箇所に自動で挿入できます。
• Outlookでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文に、AIが生成したテキストや発行した請求書に関する情報などの変数を活用でき、固定のメッセージと組み合わせて送信内容を設定可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924