Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン Notionを活用して情報を整理したいチームリーダー AIを利用したテキストマイニングで業務効率化を図りたい企業担当者 多くのメールを効率的に管理し、情報を一元化したい方 手動でのメール整理に煩わしさを感じている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：AIが自動でテキストマイニングを行い、Notionに情報を追加するため、手動での整理作業が不要になります。 情報の一元管理：受信メールの内容がNotionに自動的に整理されるため、必要な情報を迅速に検索・参照できます。 エラーの防止：手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理が実現します。 業務の効率化：メール処理にかかる時間を他の重要な業務に充てることができ、全体の生産性向上に寄与します。
「顧客の声やアンケート結果など、大量のテキストデータから有益な情報を抽出したいけれど、手作業での分析やまとめ作業に膨大な時間がかかっている…」「会議の議事録や日報、チャットツールでのやり取りなど、日々蓄積されるテキスト情報をAIで効率的に分析して、その結果を一元管理できたら…」
もし、様々なツールから収集したテキスト情報をAIで自動的にマイニングし、分析結果をスムーズに集約・整理できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、戦略的な意思決定や新しいアイデア創出といった、より価値の高い業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なツールで受信した内容をAIでテキストマイニングする業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン Notionを活用して情報を整理したいチームリーダー AIを利用したテキストマイニングで業務効率化を図りたい企業担当者 多くのメールを効率的に管理し、情報を一元化したい方 手動でのメール整理に煩わしさを感じている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：AIが自動でテキストマイニングを行い、Notionに情報を追加するため、手動での整理作業が不要になります。 情報の一元管理：受信メールの内容がNotionに自動的に整理されるため、必要な情報を迅速に検索・参照できます。 エラーの防止：手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理が実現します。 業務の効率化：メール処理にかかる時間を他の重要な業務に充てることができ、全体の生産性向上に寄与します。
AIでテキストマイニングし、各種ツールで活用する様々な方法
日々様々なツールでやり取りされるテキスト情報や蓄積されるデータを、AIでテキストマイニングし、その分析結果を効果的に活用するための自動化方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールツールで受信した情報をAIでテキストマイニングし、分析結果を活用する
Outlookなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが自動でテキストマイニングし、その結果を指定のアプリケーションに集約・整理する ことができます。
Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン Notionを活用して情報を整理したいチームリーダー AIを利用したテキストマイニングで業務効率化を図りたい企業担当者 多くのメールを効率的に管理し、情報を一元化したい方 手動でのメール整理に煩わしさを感じている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：AIが自動でテキストマイニングを行い、Notionに情報を追加するため、手動での整理作業が不要になります。 情報の一元管理：受信メールの内容がNotionに自動的に整理されるため、必要な情報を迅速に検索・参照できます。 エラーの防止：手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理が実現します。 業務の効率化：メール処理にかかる時間を他の重要な業務に充てることができ、全体の生産性向上に寄与します。
チャットツールの投稿をAIでテキストマイニングし、分析結果を活用する
Microsoft Teamsなどのチャットツールでのコミュニケーション内容をAIがテキストマイニングし、その結果をデータベースなどに自動で記録・整理する ことができます。
Microsoft Teamsに投稿があったら、AIでテキストマイニングを行い、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるにつれて、重要な情報がチャネルの投稿に埋もれてしまうことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの情報をMicrosoft Excelで集計・分析しているが、作業に手間を感じている方 チャネル内の顧客の声やフィードバックを効率的に収集し、サービス改善に活かしたいと考えている方 AIを活用したテキストデータの分析に興味があり、業務への導入を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿後、AIによるテキストマイニングとMicrosoft Excelへの記録が自動で行われるため、情報収集と転記にかかる時間を削減できます。 手作業による情報の見落としやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。 次に、AI機能「テキストを生成」を選択し、テキストマイニングを実施を実施するために、Microsoft Teamsの投稿内容を分析対象として指定します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを選択し、テキストマイニングの結果を自動で追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成」オペレーションにおけるテキストマイニングでは、分析対象とするテキストとして、前のステップ（Microsoft Teamsの投稿）で取得したメッセージ内容を変数として指定できます。 「レコードを追加する」では、Microsoft Excelの列に変数を埋め込む形で任意に設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベースに追加されたデータをAIでテキストマイニングし、分析結果を活用する
Google スプレッドシートなどのデータベースに追加された顧客データやアンケート回答などをAIがテキストマイニングし、その分析結果を元のデータベースや他の分析ツールに反映する ことができます。
Google スプレッドシートのレコードが追加されたら、AIでテキストマイニングを行い、シートに追加する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを日常的に使用し、大量のデータを管理している方 テキストマイニングやAIを活用してデータ分析を効率化したいビジネスパーソン 手動でのデータ整理に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えている方 Yoomを活用して複数のSaaSアプリを連携し、自動化を推進したいIT担当者 データの精度向上と分析結果の迅速化を目指している経営者やチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上：自動でテキストマイニングを実行し、結果をスプレッドシートに追加するため、手動作業の時間を大幅に削減できます。 データ分析の精度向上：AIを活用することで、データの傾向や重要なポイントを正確に抽出し、信頼性の高い分析結果を得られます。 エラーの防止：自動化により、人為的なミスを防ぎ、常に正確なデータ管理が可能になります。
Outlookで受信したメールをAIでテキストマイニングし、Notionに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をAIでテキストマイニングし、分析結果をNotionのデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Outlook、Notionのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定・AIとNotionのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン Notionを活用して情報を整理したいチームリーダー AIを利用したテキストマイニングで業務効率化を図りたい企業担当者 多くのメールを効率的に管理し、情報を一元化したい方 手動でのメール整理に煩わしさを感じている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：AIが自動でテキストマイニングを行い、Notionに情報を追加するため、手動での整理作業が不要になります。 情報の一元管理：受信メールの内容がNotionに自動的に整理されるため、必要な情報を迅速に検索・参照できます。 エラーの防止：手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理が実現します。 業務の効率化：メール処理にかかる時間を他の重要な業務に充てることができ、全体の生産性向上に寄与します。
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Outlook とYoomを連携していきます。
Outlook と検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
続いてNotion と検索します。
ログインが完了したら下記の画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
OutlookとNotionとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン Notionを活用して情報を整理したいチームリーダー AIを利用したテキストマイニングで業務効率化を図りたい企業担当者 多くのメールを効率的に管理し、情報を一元化したい方 手動でのメール整理に煩わしさを感じている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：AIが自動でテキストマイニングを行い、Notionに情報を追加するため、手動での整理作業が不要になります。 情報の一元管理：受信メールの内容がNotionに自動的に整理されるため、必要な情報を迅速に検索・参照できます。 エラーの防止：手動入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理が実現します。 業務の効率化：メール処理にかかる時間を他の重要な業務に充てることができ、全体の生産性向上に寄与します。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3: Outlookのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。特定の件名のメールを受信したら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらはOutlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって起動間隔の選択内容が変わります。
メールフォルダID :該当欄をクリックすると表示される候補から選択してください。
キーワード: ここで設定したワードを含むメールを受信した場合のみ、フローボットが起動します。問い合わせ 」としました。
ここでOutlookへテストメールを送信しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:テキストを生成する設定 続いてテキストマイニングを行なうため「テキストを生成する 」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、以下の中から変更してください。
次に進みます。
テストし、生成結果が表示されたら保存します。
ステップ5:Notionにレコードを追加する設定 続いて、生成した返答内容を活用して、Notionにレコードを追加する設定を行うため、「レコードを追加する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように候補からデータベースの連携をしましょう。
次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を設定していきます。
※取得した値は変動するため、固定値で入力せずにアウトプットから選択してください。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
Notionを確認してみます。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する」方法でした。
AI機能を活用した便利な自動化例 Yoomには、今回ご紹介したテキストマイニングの自動化以外にも、多様なテンプレートがあります。
Microsoft Teamsに投稿された内容をAIで分析して、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿される顧客の声や社内の意見など、重要な情報が流れてしまい、後から追いかけるのに苦労していませんか。手作業での情報収集や転記は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をAIが自動で分析し、その結果をGoogle スプレッドシートへ集約するため、こうした情報管理の課題を解消し、分析業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsに投稿される顧客の声や社内意見を手作業で収集、管理している方 チャネルの投稿から重要な情報を効率的に抽出し、分析業務を効率化したいと考えている方 AIを活用して、定性的なテキストデータを分析しやすい形に整形する仕組みを構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsの投稿をAIが自動で分析し、スプレッドシートに集約するため、情報収集や転記にかかる時間を短縮することができます。 手作業による転記漏れや入力ミスを防ぎ、重要な情報を一元管理することで、データに基づいた迅速な意思決定を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容をAIに分析させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、AIによる分析結果を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームIDやチャネルID、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 AI機能の「テキストを生成する」では、Teamsの投稿内容などを活用し、要約や感情分析、キーワード抽出といった目的に応じたプロンプトを自由に設定できます。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先のファイル（スプレッドシートID）やシート名、テーブル範囲を指定し、AIの分析結果をどの列に追加するかを設定します。 ■注意事項
Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
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■概要
Outlookで受信するお問い合わせや各種通知メールの内容を手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、AIが自動で情報を抽出しNotionのデータベースへ追加するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届くメールの内容を、手作業でNotionに転記している方 メールからの情報転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 AIを活用して、日々の情報整理やデータ入力業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からNotionへの情報追加までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。 AIがメール本文から情報を抽出するため、手作業での転記による入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で抽出したデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から会社名や担当者名、問い合わせ内容など、どの情報を抽出するかを任意に設定してください。 Notionの「レコードを追加する」では、特定のプロパティに固定値を設定したり、AI機能で抽出した各データをNotionデータベースの項目と紐付けたりするなどの設定が可能です。 ■注意事項
Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追記するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届く定型メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している方 問い合わせや注文データを手作業で管理しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方 AIを活用して、日々の面倒な転記作業を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの内容を確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの条件を指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような項目（例：会社名、氏名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIが抽出したデータをどの列に追加するかを指定したり、対応状況などの特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回のフローを活用することで、これまで手作業で行っていた情報収集、分析、そして他ツールへの転記や整理といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも大幅に削減できます。
これにより、大量のテキストデータから迅速かつ正確にインサイトを抽出し、それをチームと共有したり、さらなる分析に活用したりすることで、よりデータに基づいた意思決定や業務改善を推進できるようになります！無料でYoomのアカウントを発行する
