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「顧客の声やアンケート結果など、大量のテキストデータから有益な情報を抽出したいけれど、手作業での分析やまとめ作業に膨大な時間がかかっている…」「会議の議事録や日報、チャットツールでのやり取りなど、日々蓄積されるテキスト情報をAIで効率的に分析して、その結果を一元管理できたら…」
このように、テキストデータの分析やその結果の整理・活用に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なツールから収集したテキスト情報をAIで自動的にマイニングし、分析結果をスムーズに集約・整理できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、戦略的な意思決定や新しいアイデア創出といった、より価値の高い業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なツールで受信した内容をAIでテキストマイニングする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々様々なツールでやり取りされるテキスト情報や蓄積されるデータを、AIでテキストマイニングし、その分析結果を効果的に活用するための自動化方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが自動でテキストマイニングし、その結果を指定のアプリケーションに集約・整理する</span>ことができます。
顧客からの問い合わせやフィードバック分析、情報収集などを効率化し、重要なインサイトを見逃しません。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールでのコミュニケーション内容をAIがテキストマイニングし、その結果をデータベースなどに自動で記録・整理する</span>ことができます。
チーム内の議論やアイデア、決定事項などを効率的に把握しナレッジとして蓄積して活用できるでしょう。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースに追加された顧客データやアンケート回答などをAIがテキストマイニングし、その分析結果を元のデータベースや他の分析ツールに反映する</span>ことができます。
顧客理解を深め、よりパーソナライズされたアプローチやサービス改善に繋げることが可能です。
それではここから代表的な例として、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をAIでテキストマイニングし、分析結果をNotionのデータベースに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Outlookと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてNotionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。
(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更でも大丈夫です。)
ログインが完了したら下記の画面でページを選択し、アクセスしたいページの許可をお願いします。
OutlookとNotionとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の「...」をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらはOutlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでOutlookへテストメールを送信しましょう。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いてテキストマイニングを行なうため「テキストを生成する」をクリックします。
アクションは設定したいプロンプトの文字数によって、以下の中から変更してください。
次に進みます。
プロンプトはデフォルトで設定されているので、変更せずテストします。
テストし、生成結果が表示されたら保存します。
続いて、生成した返答内容を活用して、Notionにレコードを追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
下記のように候補からデータベースの連携をしましょう。
次に進み、アウトプットから追加するレコードの値を設定していきます。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。
※取得した値は変動するため、固定値で入力せずにアウトプットから選択してください。
固定値で入力してしまうと、フロー起動時に同じ内容が追加されてしまいます。
こちらもテストし、成功したら保存しましょう。
※テストを行うと、Notionに登録されるのでご注意ください。
Notionを確認してみます。
以下のように正しく転記されたことが確認できました。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する」方法でした。
Yoomには、今回ご紹介したテキストマイニングの自動化以外にも、多様なテンプレートがあります。
音声データや会議内容を自動で文字起こしし、それをさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を効率化できます。
ぜひ以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら詳細をチェックしてみてくださいね。
今回のフローを活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集、分析、そして他ツールへの転記や整理といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも大幅に削減できます。</span>
これにより、大量のテキストデータから迅速かつ正確にインサイトを抽出し、それをチームと共有したり、さらなる分析に活用したりすることで、よりデータに基づいた意思決定や業務改善を推進できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしYoomの自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して業務効率化を体験してみてください！
無料でYoomのアカウントを発行する
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