Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
Outlookでメールを受信したら、AIでテキストマイニングを行い、Notionに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookに届くお客様からのお問い合わせやアンケート回答などのメールを、一件ずつ確認して内容を分析し、Notionに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや要約の抜け漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストマイニングを行い、その結果をNotionのデータベースへ自動で追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの処理に多くの時間を費やしているご担当者の方
- 顧客からのフィードバックなどをAIで分析し、Notionでナレッジとして蓄積したい方
- 手作業によるメールの内容確認やデータ入力を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からAIによる分析、Notionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストや内容の要約作業が不要になるため、転記ミスや解釈の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」を選択し、受信したメール本文の要約や分析などを行うように設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名を任意で設定できます。例えば「【問い合わせ】」といった特定のキーワードを指定することが可能です。
- Notionへレコードを追加する際に、AIによる分析結果の他に、メールの送信者や受信日時など、どの情報をどのプロパティに格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
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カレンダーのイベントが追加・更新されたら
フローボットオペレーション
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ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
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特定のページのブロック情報を取得
ユーザーのリストを取得
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