Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールなどの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。このような定型的な作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で情報を抽出し、Google スプレッドシートへの追加までを完結させることができ、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- AIを活用して、メール本文からの情報抽出を自動化したいと考えている方
- 定型的なメール処理やデータ入力の工数を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定し、処理対象のメールを絞り込むことができます。
- AI機能の設定では、メールの本文などから抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートやシート名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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