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AsanaとNotionは、タスク管理をサポートする優秀なツールです。
しかし、2つのツールでタスクを管理する場合、転記作業や反映漏れの発生、情報の整合性が取れないことが課題になります。
これらの課題は、ツール同士を連携し、Asanaで更新したタスク情報をNotionに自動反映することで解決できるでしょう。
本記事では、AsanaとNotionをノーコードで連携する方法を紹介します。
タスクの転記作業や管理に課題を感じている際は、参考にしてみてください。
AsanaとNotionでタスクを手動管理する場合、情報の反映漏れが発生するリスクがあります。
ツール間で情報が異なれば、古い情報をもとにタスクを進めてしまうことでタイムロスにつながります。
ツール同士を連携すれば、Asanaでタスクを更新した際にNotionへ自動転記でき、反映漏れを防ぐことが可能です。
例えば、担当者によってタスクを確認するツールが異なれば、情報の反映漏れによりミスが発生することがあります。
連携により、更新情報が自動で反映されれば、どちらのツールでも最新情報を確認できるようになるでしょう。
AsanaとNotionへ手動でタスク情報を更新する場合、管理者には情報の整合性を確認する作業が求められます。
もし情報に相違があれば、確認と修正作業が発生し、業務効率の低下につながります。
AsanaとNotionを連携すれば、タスク情報を一元化でき、管理者の負担が軽減するでしょう。
例えば、部門内のタスクをAsanaとNotionで管理している場合、部門長がツール間の整合性を確認する必要があります。
連携によりタスク情報の反映を自動化すれば、定期的な確認作業が削減し、管理負担が軽減するでしょう。
複数のツールでタスクを管理する場合、情報の転記作業が必要になります。
タスクの更新頻度が高い場合は、転記作業が業務の効率化を妨げてしまいます。
AsanaとNotionを連携すれば、タスクの転記作業を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、大きなプロジェクトに関わる場合、多数のタスクが発生し、更新作業が担当者の負担になります。
連携によりタスクの転記作業を削減すれば、負担が軽減し、担当者はプロジェクトの進行により注力できるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Asanaでタスクが更新されたことをAsanaのAPIを利用して受け取り、Notionの提供するAPIを用いて情報を更新することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、AsanaとNotionをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、AsanaとNotionを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Asanaの場合＞
・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Notionの場合＞
・「ページを選択する」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
AsanaとNotionを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではAsanaでタスクが更新されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のプロジェクトでタスクが更新されたら」をクリックします。
3.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、ワークスペースID、プロジェクトIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。更新情報をNotionにすぐ反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ワークスペースIDとプロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットにAsanaから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Notionに更新情報を反映する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.Notionと連携するアカウントを確認してデータベースIDを設定し、次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
3.更新したいレコードの条件を設定します。
※左枠には、Notionのデータベースで一意の値が入力され、なおかつAsanaでも同じ内容が登録されている項目を設定します。右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトでタスクが更新されたら」から対応する項目を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※今回はテスト用に下記のデータベースを作成しています。プロジェクト名が一意の値となり、Asanaでも同様の名前で登録されているため、上記の設定になっています。
4.変更後のレコードの値を設定します。
※Asanaの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のプロジェクトでタスクが更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。
5.テストを行い成功すると、Notionのタスク情報が更新されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、Asanaでタスクが更新されるたび、Notionの情報が自動更新されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもAsanaやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加する
Asanaで新しいタスクが追加されたら、Notionに自動で追加することができます。
この連携により、タスクの抜け漏れや重複を防止し、タスク管理の精度向上が期待できます。
2.Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付する
Asanaで新しいタスクが追加されたことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、タスクを円滑に共有し、対応漏れを防止できるでしょう。
3.Googleフォームで送信された情報をAsanaに登録する
Googleフォームで送信された情報を、Asanaのタスクに自動登録できます。
この連携により、手動作業が削減され、正確なタスク情報の登録が可能になるでしょう。
AsanaとNotionでタスクを管理する場合、情報の反映漏れ、ツール間のデータ整合性、手動作業が課題になります。
これらの課題は、業務の効率化を妨げ、担当者の負担増加につながります。
2つのツールを連携し、Asanaで更新したタスク情報を自動でNotionに反映すれば、手動作業による課題が同時に解決するでしょう。
AsanaとNotionの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
プログラミング知識がなくても、本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入可能です。
この機会にタスクの転記作業を自動化し、業務効率化に役立てみててください。
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