■概要
Asanaで完了したタスクが溜まっていくと、プロジェクトの見通しが悪くなり管理が煩雑になることがあります。しかし、一つ一つ手動で削除するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫しかねません。
このワークフローを活用すれば、定期的なAsanaのタスク削除を自動化し、その結果をSlackで通知できます。プロジェクトボードを常に整理された状態に保ち、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 完了済みのAsanaタスクを手作業で削除しており、非効率だと感じている方
- Asanaのプロジェクトを常に整理された状態に保ちたいチームリーダーの方
- タスク管理の定型業務を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に自動でAsanaの完了タスクが削除されるため、これまで手作業で行っていた整理業務の時間を削減することに繋がります。
- 手作業によるタスクの削除漏れや、誤って必要なタスクを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「特定のセクションのタスクの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、「日時・日付の加算処理」アクションで、タスクの削除対象とする日付を設定します。
- 次に、「処理繰り返し」アクションで、取得したタスクを1件ずつ処理するように設定します。
- 次に、Asanaの「タスクの詳細を取得」アクションで、タスク情報を取得します。
- 次に、「分岐する」アクションで、完了から一定期間が経過したタスクのみを削除対象とするよう条件を設定します。
- 条件に合致したタスクを、Asanaの「タスクを削除」アクションで削除します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎週月曜日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Asanaのタスク一覧を取得するアクションでは、対象としたいプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、「完了後30日以上経過したタスク」のように、前段で取得した情報を利用してタスクを削除する条件を任意で設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送付するチャンネルを任意で設定できます。また、本文には削除したタスク名など、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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