Asanaでタスクが完了したら、特定日時にタスクを削除しSlackで通知する

■概要

Asanaで完了したタスクがリストに溜まり、手動で整理するのが手間になっていませんか？また、タスクの削除をチームに共有する作業も負担に感じることがあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了した後、指定した期間が経過すると自動でタスクを削除し、その旨をSlackで通知できます。プロジェクトボードを常に整理された状態に保ち、チーム内の情報共有も円滑に進みます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asana上で完了済みタスクが増え、手動での整理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
• AsanaとSlackを連携させ、タスクのステータス共有をより効率化したいと考えている方
• 定期的なタスク整理の工数を削減し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 完了したタスクの削除とSlackへの通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていたタスク整理の時間を削減できます。
• タスクの削除忘れや、チームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なプロジェクト管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで待機機能を追加し、タスク完了から削除を実行するまでの待機時間を設定します。
4. 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを削除」アクションを設定し、トリガーで取得したタスクを削除対象として指定します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルにタスク削除の完了を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• 待機機能では、タスクが完了してから削除を実行するまでの時間を「1時間後」や「3日後」のように自由にカスタマイズできます。
• Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定可能です。また、本文には完了したタスク名など、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。