Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知

■概要

プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。

このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
• 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
• プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

• Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。