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業務上、複数のGoogle スプレッドシートを用いることってありますよね。
タスク別で使い分けたり、部署をまたいで管理しなければならないものだったりなど、かなりの数を管理していませんか？
しかも、1つのGoogle スプレッドシートの中に複数のシートがあるとなると、どのシートに何の情報があるのかごちゃついてしまい、確認までに時間を要することもしばしば…。
また、Google スプレッドシートにデータを追加するたびにTalknoteに通知する作業は、忙しい業務の中では手間ですよね。
そこで、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとTalknoteをノーコードで連携し、データの追加を自動通知する方法</span>をご紹介します！
簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
では、ここから「Google スプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」というフローボットを作成します。
イチから作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用するので、フローボットが時短で作成可能です！
今回は、大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初に、Google スプレッドシートとTalknoteの2つのアプリをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
次に、Talknoteのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様にTalknoteのアプリを検索し、クリックします。
クライアントIDとクライアントシークレットを入力しましょう。
赤枠のTalknoteのAPIページに発行方法が書かれているのでご覧ください。
クライアントIDとクライアントシークレットが入力出来たら、追加を押せばTalknoteとYoomのマイアプリ連携は完了です！
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
事前に、Talknoteと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。
今回は画像のように、問い合わせ内容を蓄積するGoogle スプレッドシートを作成してみました。
その後、Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、「スプレッドシートID」や「シートID」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
「テーブル範囲」は対象のシートの構成をもとに設定してください。
設定後、あらかじめ対象のスプレッドシートに情報が入力されているか確認の上、[テスト]を押します。
テストに成功すると、以下のように表示され、追加した情報をアウトプットとして取得できます。
アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、Talknoteへの通知時にここで得た情報をそのまま引用できる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
最後に、2つ目の「スレッドにメッセージを投稿」をクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で「スレッドID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択してください。
「メッセージ内容」には、通知内容に含めたい情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。アウトプットを使用することで、毎回異なる値が通知されます。
固定のテキストや「：」などの記号を使って、全体を見やすく整えるのがおすすめです！
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで、実際にTalknoteに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやTalknoteを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
レコード情報の追加・更新を検知してもう一方のツールで管理しているデータを更新したり、普段使いのコミュニケーションツールに自動で通知を送ることも可能です。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを活用することで指定した日時にフローボットを動かすことができるため、作業の停滞や遅れの発生を抑制します。
情報の登録を検知して自動で関係者に通知を送ったり、メッセージ内容を翻訳・要約して結果をメッセージとして自動投稿することもできます。
必要な情報を迅速に受け取れるようになることで、コア業務に集中できる環境が整うはずです。
IT社会において、データの確認や蓄積は欠かせないタスクであると同時に、毎日行わなければならないものです。
このように繰り返しこなしていく必要がある業務フローは、毎日のリソースを圧迫しがちでもあるので、自動化できるのであれば自動化してしまうのが1番ではないでしょうか。特にごちゃつきがちなデータに関して、「今すぐ把握したいものだけを取得する」というアクションは、ビジネスパーソンにとって必要なパフォーマンスとも言えます。
この機会にYoomを利用して、業務フローの改善をしてみてくださいね！
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