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業務上、複数のGoogle スプレッドシートを用いることってありますよね。
タスク別で使い分けたり、部署をまたいで管理しなければならないものだったりなど、かなりの数を管理していませんか？
しかも、1つのGoogle スプレッドシートの中に複数のシートがあるとなると、どのシートに何の情報があるのかごちゃついてしまい、確認までに時間を要することもしばしば…。
また、Google スプレッドシートにデータを追加するたびにTalknoteに通知する作業は、忙しい業務の中では手間ですよね。
そこで、Google スプレッドシートとTalknoteをノーコードで連携し、データの追加を自動通知する方法をご紹介します！
簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・プロジェクトの進捗状況やタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
・情報の管理をGoogleスプレッドシートで行い、集計や分析を行っている方
2.業務でTalknoteを使用している方
・Talknoteを使用してタスク管理を行っているプロジェクトの方
・情報共有をTalknoteで行っているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは複数人でシートの共同編集が行えるためプロジェクト間の作業では重宝するツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの追加情報を毎回手動で通知しているとチーム全体の生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
追加情報を手動ではなく自動で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで行が追加される度にTalknoteのメッセージに自動で通知されるため、チームの生産性を上げることができます。
通知された情報をリアルタイムで確認できることで、Talknoteのノートやタスクの更新も迅速に行うことも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
では、ここから「Google スプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」というフローボットを作成します。
イチから作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用するので、フローボットが時短で作成可能です！
今回は、大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初に、Google スプレッドシートとTalknoteの2つのアプリをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
移行後の画面で「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面が表示されます。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
次に、Talknoteのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様にTalknoteのアプリを検索し、クリックします。
クライアントIDとクライアントシークレットを入力しましょう。
赤枠のTalknoteのAPIページに発行方法が書かれているのでご覧ください。
クライアントIDとクライアントシークレットが入力出来たら、追加を押せばTalknoteとYoomのマイアプリ連携は完了です！
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・プロジェクトの進捗状況やタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
・情報の管理をGoogleスプレッドシートで行い、集計や分析を行っている方
2.業務でTalknoteを使用している方
・Talknoteを使用してタスク管理を行っているプロジェクトの方
・情報共有をTalknoteで行っているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは複数人でシートの共同編集が行えるためプロジェクト間の作業では重宝するツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの追加情報を毎回手動で通知しているとチーム全体の生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
追加情報を手動ではなく自動で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで行が追加される度にTalknoteのメッセージに自動で通知されるため、チームの生産性を上げることができます。
通知された情報をリアルタイムで確認できることで、Talknoteのノートやタスクの更新も迅速に行うことも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
事前に、Talknoteと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。
今回は画像のように、問い合わせ内容を蓄積するGoogle スプレッドシートを作成してみました。
その後、Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、「スプレッドシートID」や「シートID」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
「テーブル範囲」は対象のシートの構成をもとに設定してください。
設定後、あらかじめ対象のスプレッドシートに情報が入力されているか確認の上、[テスト]を押します。
テストに成功すると、以下のように表示され、追加した情報をアウトプットとして取得できます。
アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、Talknoteへの通知時にここで得た情報をそのまま引用できる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
最後に、2つ目の「スレッドにメッセージを投稿」をクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で「スレッドID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択してください。
「メッセージ内容」には、通知内容に含めたい情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。アウトプットを使用することで、毎回異なる値が通知されます。
固定のテキストや「：」などの記号を使って、全体を見やすく整えるのがおすすめです！
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで、実際にTalknoteに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・プロジェクトの進捗状況やタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
・情報の管理をGoogleスプレッドシートで行い、集計や分析を行っている方
2.業務でTalknoteを使用している方
・Talknoteを使用してタスク管理を行っているプロジェクトの方
・情報共有をTalknoteで行っているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは複数人でシートの共同編集が行えるためプロジェクト間の作業では重宝するツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの追加情報を毎回手動で通知しているとチーム全体の生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
追加情報を手動ではなく自動で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで行が追加される度にTalknoteのメッセージに自動で通知されるため、チームの生産性を上げることができます。
通知された情報をリアルタイムで確認できることで、Talknoteのノートやタスクの更新も迅速に行うことも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやTalknoteを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
レコード情報の追加・更新を検知してもう一方のツールで管理しているデータを更新したり、普段使いのコミュニケーションツールに自動で通知を送ることも可能です。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを活用することで指定した日時にフローボットを動かすことができるため、作業の停滞や遅れの発生を抑制します。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらGitLabのISSUEも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートをメンバー全員が修正する可能性のあるチームの方
・情報の一元管理場所として活用している方
2.GitLabを活用している方
・課題を登録することで可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
GitLabは課題を登録することによって進捗状況の可視化を行うことができ、円滑な業務進行を実現するために活用できるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートで更新された情報を改めてGitLabに反映させるのは、登録情報の整合性を保つことを難しくします。
チーム内で使用する情報の正確性を高く保ちたいと考えている方にこのフローは効果的です。
このフローを使用することで、Google スプレッドシートで更新された情報をGitLabに自動で反映して、情報の整合性を保ちます。
更新の自動化によって手作業を待つことなく迅速に反映することができ、情報の更新が業務の妨げになることを回避します。
また手作業を省くことでタスク解決にチーム全体が注力できる環境ができ、業務進行を効率化します。
■注意事項
・GitLab、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい行が追加されるたび、Discordで関係者に手動で通知していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されたことをトリガーに、指定したDiscordチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
WooCommerceで注文が発生したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータ管理を担当する方
・注文情報を一元管理しているデータ管理者
・社内の関連部門とデータを共有して情報の透明性を高めているチーム
2.WooCommerceを採用しているEコマース企業
・ECサイトで自社製品の販売を行う企業
・Google スプレッドシートへのデータ連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WooCommerceはECサイトの構築や運営を効率化することができ、オンラインでの製品販売を容易に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートで注文情報を一元管理している場合、手動による追加作業が必要となり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、WooCommerceで注文が発生すると自動でGoogle スプレッドシートに追加できるため、手動作業が不要になります。
Google スプレッドシートの内容を関連部門と共有している場合、ツール間のデータ連携がスムーズに行われるため、常に最新の情報を確認することができます。
また、Google スプレッドシートにおける売上分析や在庫管理も楽になるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・WooCommerce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleカレンダーの予定を定期的に確認し、Google スプレッドシートにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業による転記では、入力漏れや間違いが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogleカレンダーから予定を取得し、Google スプレッドシートへ自動で転記することができ、定型的な報告業務などを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
情報の登録を検知して自動で関係者に通知を送ったり、メッセージ内容を翻訳・要約して結果をメッセージとして自動投稿することもできます。
必要な情報を迅速に受け取れるようになることで、コア業務に集中できる環境が整うはずです。
■概要
Chatworkでの活発なコミュニケーションは素晴らしいものの、全ての投稿を追いかけるのは大変で、重要な情報が埋もれてしまうことはありませんか？特に複数のプロジェクトやチームが関わる場合、情報共有の遅延や抜け漏れは業務効率の低下に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの新しい投稿内容をAIが自動で要約し、Talknoteに通知することで、情報共有の手間を省き、見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GitHubでIssueが作成されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GitHubを利用する開発チーム
・Issueの発生をTalknote上でスムーズに共有して迅速な対応を促したい方
・GitHubとTalknoteの情報連携を強化して開発プロセスにおけるコミュニケーションを円滑化したい方
2.Talknoteを利用するプロジェクトチーム
・GitHubで発生したIssueをTalknote上で把握してプロジェクト全体の進捗管理に役立てたい方
・開発チーム以外のメンバーにもIssueの発生を共有して関連部署との連携をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
GitHubはソフトウェア開発における課題管理に優れたツールです。
しかしIssueが作成されるたびにTalknoteに手動で通知するのは、情報共有の遅れや対応の遅延を引き起こし開発効率を低下させる可能性があります。
このフローを導入することで、GitHubでIssueが作成された際にTalknoteへ自動的に通知されます。
これによって開発チーム全体がスムーズにIssueの情報を把握して迅速な対応や議論が可能になります。
■注意事項
・Github、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Slackで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Talknoteで日常的にやり取りをしている方
・社内連絡事項の共有を行っている人事担当者
・海外メンバーと連携を取りながらプロジェクトを進めるリーダー層の方
2.異なる言語のメンバーとのやり取りで翻訳が必要となる方
・開発要件や仕様を正確に伝える必要のある方
・海外メンバーとのフィードバックで翻訳を活用しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
日常的に海外メンバーとやり取りをする場合、手動による翻訳作業は手間です。
やり取りをする回数が多い場合、翻訳作業を効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Slackに投稿されたメッセージを自動で翻訳し、Talknoteに投稿することができます。
翻訳作業が自動化されることで、コミュニケーションによる負担を軽減することができ、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Slack、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Yoomフォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしし、Talknoteに通知するフローです。
Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。
■注意事項
・TalknoteとYoomのアカウント連携が必要です。
・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
IT社会において、データの確認や蓄積は欠かせないタスクであると同時に、毎日行わなければならないものです。
このように繰り返しこなしていく必要がある業務フローは、毎日のリソースを圧迫しがちでもあるので、自動化できるのであれば自動化してしまうのが1番ではないでしょうか。特にごちゃつきがちなデータに関して、「今すぐ把握したいものだけを取得する」というアクションは、ビジネスパーソンにとって必要なパフォーマンスとも言えます。
この機会にYoomを利用して、業務フローの改善をしてみてくださいね！
