2024/08/29
アプリ同士の連携方法

【Googleスプレッドシート×Talknote】行が追加されたらTalknoteに通知するフローを自動化してみた

a.ohta

目次

業務上、複数のGoogle スプレッドシートを用いることってありますよね。
タスク別で使い分けたり、部署をまたいで管理しなければならないものだったりなど、かなりの数を管理していませんか?

しかも、1つのGoogle スプレッドシートの中に更なる複数のシートがあるとなると、どのシートのものが何の情報なのかごちゃついてしまい、確認までに時間を要することもしばしば…。

今回はこのような状況でもデータを素早くチェックできるよう、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとTalknoteをノーコードで連携</span>してみました!
Google スプレッドシートとTalknoteを連携するとどのように業務が改善されるのかは以下の通りです。

Google スプレッドシートとTalknoteを連携するメリット

1.Google スプレッドシートに行が追加された旨をTalknoteに通知!

Google スプレッドシートに行が追加された旨がTalknoteに自動で通知されるようになると、追加された内容のチェックを素早く行うことが可能になります。

日々の業務でGoogle スプレッドシートを複数使用している場合、どのシートに新しい行が追加されたのか1つ1つチェックするのは大変であり、チェックが不必要なGoogle スプレッドシートまでも気にしなければなりません。
しかし、自動で通知が行くようになれば、通知が来たGoogle スプレッドシートのみを確認すればいいため、時間の節約ができるようになるでしょう。

2. 素早い対応が求められるデータにも反応しやすい!

例えば、企業への問い合わせがあった場合、なるべく早く対応し利益に繋げたいですよね。
また、どういった問い合わせがどの企業からいつ頃あったのかというデータは大変貴重であり、蓄積すべき内容です。
そういった時に問い合わせデータをGoogle スプレッドシートに蓄積しつつ、その流れでTalknoteに通知が行くようにすれば、データの保存をしながらも問い合わせには即反応ができるようになります!
スピード感を持って対応したい営業やマーケティングの方々にとって、この自動化は大変有益ではないでしょうか。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとLINEの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Googleスプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」というフローボットを作成します。
イチから作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用するので、フローボットが時短で作成可能です!
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はGoogle スプレッドシートとTalknoteの2つのアプリをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。

マイアプリ連携

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!
     ↓
まずはGoogle スプレッドシートからマイアプリ連携をしてみましょう。
右上の新規作成をクリック!検索窓に「Google スプレッドシート」と入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが出てくるのでクリック!

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック!
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです!
     ↓
Google スプレッドシートとYoomの連携は完了したので、続けてTalknoteとYoomを連携させましょう。
検索窓に「Talknote」と入力するとTalknoteのアイコンが出てくるのでクリックします。

クライアントIDとクライアントシークレットを入力しましょう。
赤枠のTalknoteのAPIページに発行方法が書かれているのでご覧ください。

上記の画面にクライアントIDとクライアントシークレットが入力出来たら、右下の追加を押せばTalknoteとYoomのマイアプリ連携は完了です!

これでGoogle スプレッドシートとTalknote、2つのアプリがYoomと連携できました。次はフローボットの中身を設定していきましょう。
フローボットの作成手順は2段階です!

Google スプレッドシートのトリガー設定

まずはじめに、Talknoteと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。


今回は画像のように問い合わせ内容を蓄積するGoogle スプレッドシートを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。
     ↓
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleスプレッドシートで行が追加されたらTalknoteに通知する」をクリック!右上の編集するを押しましょう。
     ↓
Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
次へを押します。
     ↓

まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。

ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、Talknoteと連携させたいGoogle スプレッドシートを選択します。

     ↓

その下にあるシートIDはタブ名なので、同じくボックス内をクリックしタブを指定します。
その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
     ↓

ここまで入力できたら画面下のテストというボタンを押します。青く「テスト成功」と表示されればOKです!
忘れずに保存のボタンも押しましょう。次はTalknoteの設定に行きます!

Talknoteの設定

Talknoteのアイコンの「スレッドにメッセージを投稿」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Talknoteと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてくださいね。

     ↓

スレッドIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックするとTalknoteのスレッドが一覧表示されるようになっているので、Google スプレッドシートと連携したいスレッドIDをクリックするだけでOKです。

     ↓

次が最後の設定です!Talknoteに通知する内容を細かく決めていきましょう。
メッセージボックス内をクリックすると先ほどGoogle スプレッドシートでテスト送信した内容が一覧表示されるので、任意の内容をチョイスするだけです。

     ↓

上記の画像のように項目名や記号を挿入するのがコツです。
これにより、Talknoteに送信されるメッセージが格段に見やすくなります!
    ↓
メッセージの内容を決めたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
テストと同時にTalknoteにも通知が行きましたよね!ここまでできたら保存を押しましょう。

これにてGoogle スプレッドシートとTalknoteの連携は終了です。お疲れ様でした!

Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください!

その他のGoogle スプレッドシートとTalknoteを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でTalknoteに通知する
毎日チェックすべき売り上げなどを1日の終わりに取得する…という使い方などが可能です!

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらTalknoteに通知する
更新される都度チェックしなければならない取引先情報や注文のデータ管理におすすめです!

3.領収書をAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納しTalknoteに通知する
領収書を自動で読み取り保存可能!添付ファイルを別途送信する手間が省けます。

まとめ

IT社会において、データの確認や蓄積は欠かせないタスクであると同時に、毎日行わなければならないものです。
このように繰り返しこなしていく必要がある業務フローは、毎日のリソースを圧迫しがちでもあるので、自動化できるのであれば自動化してしまうのが1番ではないでしょうか。特にごちゃつきがちなデータに関して、「今すぐ把握したいものだけを取得する」というアクションは、ビジネスパーソンにとって必要なパフォーマンスとも言えます。
この機会にYoomを利用して、業務フローの改善をしてみてくださいね!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
タグ
Google スプレッドシート
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