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日々の業務で使われるツールが増えると、それぞれの管理が大変になります。
そんなときに異なるツール同士で連携ができれば、こういった課題を解決できるかもしれません。
そこで今回は、Backlogのタスク完了時にZendeskのチケットステータスを自動で更新する方法を紹介します。
BacklogとZendeskの連携は、タスク管理とチケット管理を一元化し、業務効率の向上が期待できます。
ぜひ、みなさんもアプリ連携にチャレンジしてみてください！
BacklogとZendeskを連携するメリット
1.効率向上と時間節約
自動化によって、<span class=“mark-yellow”>手動でのチケット更新作業が不要になり、担当者は他の業務に充てる時間の確保が期待できます。</span>
作業時間が短縮されるだけでなく、従業員の生産性も向上し、全体的な業務の効率化が見込めます。
例えば、Backlogのタスク完了登録が素早くZendeskに反映されることで、サポート担当者は遅延なく顧客対応を行うことが期待できます。
2.エラーの削減
手動での更新は、ヒューマンエラーが発生するリスクがありますが、<span class=“mark-yellow”>自動化するとBacklogのタスク内容をそのままZendeskに反映できるので、漏れや入力ミスの防止が見込めます。</span>
例えば、間違ったステータスの入力や更新のし忘れによる対応の遅延や顧客への誤った情報提供を防ぐことが期待できます。
ここからは、Yoomを使った連携設定の手順を紹介します。
[Yoomとは]
BacklogとZendeskの連携フローの作り方
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
アプリ登録について詳しくは以下リンクを参考にしてください。
Zendeskのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
<span class=“mark-yellow”>※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。</span>
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリについて | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
<span class=“mark-yellow”>※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。</span>
ステップ2: テンプレートの選択
今回は、【Backlogでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する】というフローを作成します。
Backlogのタスク完了を自動でZendeskにも反映することで、手作業による転記ミスや漏れを未然に防ぎ、共有する情報の精度を保ちます。
自動化によって作業時間も短縮でき、チームの生産性向上も見込めます。
■概要 Backlogでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業 ・チケットを活用し顧客の問い合わせ内容や課題の進捗状況の管理をしている担当者 ・優先度を明確にして課題に取り組む方 2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方 ・視覚的にタスクを管理し活用している方 ・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方 ■このテンプレートを使うメリット Zendeskは迅速な顧客対応を行い顧客満足度を高めるために有益なツールです。 チーム内のヒューマンエラーをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Zendesk、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらにBacklogでタスクを管理しZendeskの顧客情報と関連付けることで、チーム内の迅速な情報共有ができます。
しかし、Backlogのタスク完了後、毎回Zendeskに手作業で反映するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、Backlogのタスク完了を自動でZendeskにも反映することで、共有する情報の精度を保ちます。
手作業によるミスや漏れを未然に防ぐことで、チームの生産性向上につなげることができます。
ステップ3:BacklogとZendeskの連携設定
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能ですので、適宜変更してください。
3)「アプリトリガー 課題の更新(Webhook)」をクリックします。
4) アクションは「課題の更新(Webhook)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) WebhookURLをコピーして、対象アプリの管理画面で設定してください。
Webhookイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テスト成功後「保存」します。
6) フローに戻り、「分岐 ステータスで分岐」のアイコンをクリックします。
7) オペレーションは「課題の更新(Webhook)」、アウトプットは「課題のステータス」をせを選択します。
分岐条件は、「課題のステータス」「値と等しい」「完了」になっていることを確認し、「保存」します。
8) フローに戻り、「アプリと連携する チケットのステータスを更新」のアイコンをクリックします。
9) アクションは「チケットのステータスを更新」を選択し、「次へ」をクリックします。
10) 必須項目を入力します。
アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、候補から選択します。
入力が完了したら、「保存」します。
11) これで【Backlogでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する】というフローの完成です。
ステップ4: テストと確認
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
■概要 Backlogでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業 ・チケットを活用し顧客の問い合わせ内容や課題の進捗状況の管理をしている担当者 ・優先度を明確にして課題に取り組む方 2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方 ・視覚的にタスクを管理し活用している方 ・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方 ■このテンプレートを使うメリット Zendeskは迅速な顧客対応を行い顧客満足度を高めるために有益なツールです。 チーム内のヒューマンエラーをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Zendesk、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらにBacklogでタスクを管理しZendeskの顧客情報と関連付けることで、チーム内の迅速な情報共有ができます。
しかし、Backlogのタスク完了後、毎回Zendeskに手作業で反映するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、Backlogのタスク完了を自動でZendeskにも反映することで、共有する情報の精度を保ちます。
手作業によるミスや漏れを未然に防ぐことで、チームの生産性向上につなげることができます。
Brushup・Zendeskを使ったその他の自動化例
他にもBacklogとZendeskを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
用途に合わせて、テンプレートを活用してください。
1. Backlogで課題が登録されたらZendeskにも追加する
Backlogで登録された課題はZendeskに自動で追加されるため、手動でZendeskへの追加作業が不要になり、作業効率の向上が期待できます。
また、チーム間の連携もスピーディーにできるため、円滑なプロジェクト進行も見込めます。
■概要 Backlogで課題が登録されたらZendeskにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.課題管理でBacklogを活用している方 ・Backlogで課題管理を行っている開発チームの方 ・BacklogとZendeskのツールを連携して効率化を図りたい方 2.問い合わせ対応でZendeskを使用している方 ・Zendeskへの課題追加を自動化したい方 ・レポートや分析機能を活用し、サポート業務の効率化をしている方 ■このテンプレートを使うメリット Backlogを活用することでプロジェクトの課題を可視化することができ、問題点をスピーディーに把握できるのがメリットです。 Zendeskへの課題追加を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。 また、チーム間の連携もスピーディーに行うことができるため、プロジェクト作業を円滑に進めることが可能です。 ■注意事項
また、Backlogの課題をZendeskに連携することで異なるチーム間でも課題の進捗状況を把握することができます。
Backlogで登録された課題はZendeskに自動で追加されるため、手動によるZendeskへの追加作業が不要になり、作業効率を向上することができます。
2.Zendeskにチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加する
Backlogに課題を追加後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知する、といったことも可能です。
■概要 Zendeskに新しいチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。 Backlogに課題を追加後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知する、といったことも可能です。 ■注意事項 ・Zendesk、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 ・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Backlogで課題が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogleスプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Googleスプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化できるため、業務の効率化が期待できます。
■概要 Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.課題管理をBacklogで行っている方 ・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム ・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方 2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方 ・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方 ・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方 ■このテンプレートを使うメリット Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。 このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。 また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。 ■注意事項 ・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
まとめ
今回ご紹介した、BacklogとZendeskの自動連携フローを活用することで、ツール間の手動操作が減り、業務の効率化が期待できます。
タスク管理とサポートのステータス更新がシームレスに行われることで、チーム全体の作業負担の軽減も見込めます。
ぜひご紹介したアプリ連携を日々の業務フローに取り入れて、よりスムーズなプロジェクト管理とサポート対応を実現してみてください。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に連携を設定できるので、非エンジニアでも安心して導入できます。
■概要 Backlogの課題が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー ・Backlogの課題情報に合わせて、Google Drive上の関連ファイル名を自動で更新したい方 ・課題管理とファイル管理を連携させ、常に最新の情報に保ちたい方 ・手作業によるファイル名変更の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方 2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveで設計書や議事録などのドキュメントを共有しているチーム ・課題の進捗に合わせてファイル名を変更することで、ファイルの検索性や管理性を向上させたい方 ・ファイル名変更の自動化により、チームメンバーの負担を軽減したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・手作業によるファイル名変更ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。 ・最新の課題情報がファイル名に反映されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。 ■注意事項 ・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
