指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードする方法

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

•  Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。

kintone

• csvを取得するアプリ
  
  • 今回の解説では顧客リストというシーンを想定します。

ステップ1　マイアプリ連携の設定

連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。

※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試しいただけます。

アプリの新規接続

マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。

Box

検索結果からアプリ名（Box）をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。

Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

下のバナーをクリックします。

下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから一覧に格納されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、設定を確認してみましょう。

(1/1)実行時間の指定

事前設定では、毎月1日の朝9:00に起動する設定になっています。スケジュール設定のすぐ下にあるタブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）の切り替えと、各設定でフローのタイミングと頻度をカスタマイズできます。

• もっと詳しく：Cron設定方法

保存するをクリックして次に進みましょう。

ステップ4　ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。kintoneからcsvを取得する操作を設定します。

(1/1)ブラウザ操作の詳細設定

‍

事前設定でkintoneのアプリにログインから、csvの取得まで設定されています。この工程は、kintone上でcsvを取得する工程を辿っています。

• 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはkintoneの該当アプリのURLを設定します。

• 「1.Webサイトにアクセス」をクリックして、kintoneのアプリ（今回は顧客リスト）のURLを入力します。
• 「2.IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。アカウントの編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。一番下の「＋アカウントを追加」をクリックします。

• ブラウザ操作のアカウント追加の画面に切り替わります。kintoneのIDとパスワードを入力して追加ボタンをクリックします。

• kintoneのログイン画面ではIDとパスワードの入力があるので、この情報は必須です。

• 「3.パスワードを入力」を開きます。アカウントの欄をクリックすると、追加しておいた情報が表示されるので選択します。これでパスワードの入力は完了です。

• 次以降のアクションでは、kintoneのアプリからcsvをダウンロードする手順になります。事前設定済みのため、アクションを開くと下のような画面が表示されます。アクション名は任意の値に変更可能です。

• アプリ画面の右上の3点リーダーからファイルを書き出す手順1つ1つに「クリック」というアクションを追加しています。

• パスワードの設定まで完了したら、Yoom画面下のテストボタンをクリックします。

• アクションのテストが成功すると、csvが取得できます。

右下の保存するボタンをクリックして、次の設定に進みましょう。

※kintone以外のツールを使うことももちろん可能です。その場合「1.Webサイトにアクセス」以降のアクションをご自身で設定いただく必要があります。

詳しい設定方法：「ブラウザを操作する」の設定方法

ブラウザ操作：一度消してしまったシークレットウィンドウに再度戻って操作する方法

ステップ5　アプリと連携する「ファイルをアップロード」

テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Boxの任意のフォルダにcsvをアップロードする設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Boxと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• ファイル名
  
  • アップロードするファイル名は任意ですが、同じファイル名になるとエラーになる可能性があるため、一意の値になるように設定することをおすすめします。今回の設定では、毎月初めにcsvで取得するので日付になるようにしてみました。編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。日付タブから、今月初日を選択して形式を選択すると引用コードが埋め込まれます。末尾に拡張子の.pdfの追加も行ってください。

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• 格納先のフォルダコンテンツID
  
  • BoxのフォルダIDから取得します。https://app.box.com/folder/（ここの数列）?s=cXXXXXXXXXXXXX　が該当箇所です。

• ファイルの添付方法
  
  • 事前設定済みです。

設定が終わったらテストに進みましょう。テストボタンをクリックします。→成功！

Boxの指定フォルダにPDFがアップロードされます。

→保存するをクリックします。今回の主な設定は以上です。

ステップ6　アプリトリガーをONにする

全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

今回使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用！RPAでできる便利な自動化3選

RPAを活用すると、日々の業務をより効率化する可能性が広がります。kintoneを使った活用方法をご紹介します。

1. kintoneの顧客情報をGoogleフォームに自動送信

kintoneに登録した顧客情報を、RPAでGoogleフォームにそのまま送信できます。手入力の手間がなくなり、転記ミスも防止。業務スピードが上がり、よりスムーズに情報を活用できます。

2. kintoneのデータを基幹システムへ自動登録

指定したスケジュールに合わせて、kintoneのデータを基幹システムへ自動登録。手作業を減らし、入力ミスを防ぎながら、業務の流れを整えます。人手をかけずに、正確なデータ管理が可能になります。

3. kintoneの情報を基幹システムに自動反映

kintoneに登録した情報を、RPAを使って基幹システムへ直接反映。手入力の手間がなくなり、データのズレも防げます。業務効率が上がり、社内の情報共有もスムーズに進みます。

指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードするメリットと具体的な活用シーン3選

このフローボット、いろんな業務で活躍します。特に、経理担当者・経理・財務部門・情報システム部門の皆さんにとっては、大きな助けになるはず。どんなシーンで使えるのか、具体的に見ていきましょう！

1.定期的なデータ取得・保存を自動化

決まった時間にWebサイトからCSVをダウンロードしてBoxへ保存。これだけで、手作業のダウンロード作業とはサヨナラです。データの取りこぼしや転記ミスも防げるので、スムーズな管理が実現します。例えば、経理担当者は毎月の請求書データや取引履歴を、いちいちダウンロードして管理しなくてもOK。ボタンを押さずとも、自動でデータが集まるので、会計処理の精度もアップするかもしれません。

2.転記ミスゼロ＆正確なデータ管理

人の手を介さないから、データの取得漏れや上書きミスがなくなります。Boxに自動保存されるので、データの正確性が保たれ、整理もラクになります。経理・財務部門では、売上データや仕訳データの管理がとにかく重要。フローボットを使えば、各システムへデータを入力する際の正確性が向上。決算業務の準備もスムーズになり、負担が減る可能性があります。

3.Boxのセキュリティで安全にデータ保存

Boxの強固なセキュリティなら、機密データも安心して管理できます。アクセス権限を細かく設定できるので、不要なユーザーにファイルを見られる心配もなし。さらに、監査ログ機能を使えば、「誰が・いつ・どのデータを取得したか」の記録も自動で残ります。情報システム部門としては、社内のデータ管理ポリシーを守りつつ、デジタル化を推進したいところ。Boxとの連携を活用すれば、セキュリティを強化しながら、スムーズなデータ管理を実現できるかもしれません。

まとめ

今回ご紹介したフローボットを導入すれば、定期的なデータ取得や、手作業でのデータ管理の手間をぐっと減らせます。経理担当者は会計データをよりスムーズに管理でき、経理・財務部門では転記ミスのリスクを抑えられます。情報システム部門なら、セキュアな環境でデータ管理ができるようになります。

<span class="mark-yellow">Yoomのフローボットテンプレートなら、こうした自動化をプログラミングなしで簡単に導入が可能。</span> 設定は直感的で、すぐに使い始められます。無料で試せるので、ぜひチェックしてみてください！

では、またお会いしましょう！