kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する

■概要

kintoneで管理している顧客情報を、Googleフォームに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？単純な繰り返し作業でありながら、入力ミスが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード画面からワンクリックでRPAが起動し、必要な情報をGoogleフォームへ自動で入力できます。反復作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGoogleフォーム間で、頻繁にデータの転記作業を行っている方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• RPAを活用して、定型的なブラウザ操作の自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの画面からRPAを起動してGoogleフォームへ自動入力するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でデータを入力するので、コピー＆ペーストの際の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「kintoneのクローム拡張機能トリガー機能」を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションで「RPA機能」の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得したkintoneの情報をGoogleフォームの各項目に自動で入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいレコード詳細ページのURLサンプルを任意で指定します。
• kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、フォームに転記したい情報を含むレコードを正しく取得するための条件を設定することが可能です。
• 「RPA機能」の「ブラウザを操作する」では、入力対象のGoogleフォームのURLや、kintoneから取得した情報をフォームのどの項目に入力するかなどを設定します。

■注意事項

• kintoneとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921