指定のスケジュールになったらkintoneの情報を基幹システムに登録する

■概要

kintoneに蓄積された顧客情報や案件データを、定期的に基幹システムへ手作業で登録していませんか。この作業は定型的でありながらも、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方にとっては大きな負担となりがちです。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでkintoneの情報を基幹システムへ自動で登録する処理が実現し、こうした定期的な登録業務の効率化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneと基幹システム間のデータ連携を定期的に手作業で行っている方
• データの転記作業における入力ミスや登録漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
• 定型的なデータ登録業務から解放され、より付加価値の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでデータ登録が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
• システムがkintoneの情報を正確に転記するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、基幹システムに登録したいレコード情報を取得します。
4. 次に、コマンドオペレーションを利用して、取得した複数のレコードを1件ずつ処理するための繰り返し設定を行います。
5. 最後に、繰り返し処理の中で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を基幹システムの画面に自動で入力・登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」アクションで基幹システムに情報を登録する際、kintoneから取得したどの情報をどの項目に割り当てるか、任意に設定してください。
• 各項目には、kintoneから取得した情報の変数だけでなく、任意の固定値を設定することも可能です。

■注意事項

• ‍‍kintoneとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、対象のサイト構造に依存するのでご注意ください。
• 今回は外部、基幹サイトをジョブカン勤怠を使用して再現していますが実際に利用する際はブラウザを操作するオペレーションをカスタマイズしてください。