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「Brushupで完了したプロジェクトのアイテムが溜まっていく一方だ…」
「一つひとつ手作業で削除するのは時間がかかるし、面倒…」
このように、レビュー完了後のデータ整理に手間を感じていませんか？
もし、不要になったアイテムを定期的に自動で一括削除できる仕組みがあれば、手作業での削除の手間や誤操作のリスクから解放され、整理された状態でレビュー業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBrushupの不要なアイテムを一括削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Brushupの不要なアイテムを定期的に一括削除するフローを作ってみよう
それではここから、毎週定期的にBrushupの不要になったアイテムを自動で一括削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brushup／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：BrushupとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、YoomとBrushupを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Brushupのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBrushupを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」：任意で管理用名称を設定
「アクセストークン」：Brushupの担当者へ問い合わせ
全ての設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
スケジュールトリガーの設定方法もあわせてご確認ください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここではフローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは下図のように【毎月30日】の【18時】に設定しました。
日付指定以外にも、曜日指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼曜日指定
▼Cron設定
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのレコード取得設定
まず、テストで使用するリストをGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回は以下のようなデータを用意しました。
実際にテスト環境で削除しても良いプロジェクトとアイテムのIDをリストにしてください。
なお、今回はBrushup内の以下のアイテムを削除する設定です。
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回はプロジェクトIDが等しいレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）取得され、「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得したレコードの数だけループ処理を行って、アイテムを削除していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」のプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目(プロジェクトID・アイテムID)を設定し、最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ6：Brushupでアイテムを一括削除する設定
「アイテムの削除」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Brushupと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「プロジェクトID」と「アイテムID」を、取得した値から【ループ変数】を引用し設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にアイテムが削除されるか、Brushupを確認してみましょう。
削除できていますね！
削除が確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、毎週定期的にBrushupの不要になったアイテムを自動で一括削除するフローの連携手順になります！
Brushupを使ったその他の自動化例
他にもBrushupを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
フォームやChatworkからBrushupの情報を取得し、新規アイテムやコメントをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに記録することができます。
また、タスクはカレンダーに登録され、Wrike、Zendesk、Slackなどへ自動連携・通知も可能です。
これにより、制作フィードバックとタスク管理を自動化し、制作フローの抜け漏れを解消します。
まとめ
Brushupのアイテム削除を自動化することで、プロジェクト完了後に溜まっていく不要なデータを手作業で整理する手間をなくし、ヒューマンエラーのリスクも防ぐことができます。
これにより、レビュー担当者はデータ整理に時間を取られることなく、快適な環境で本来のレビュー業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：本番データを消さずに、この自動化を安全にテストする方法はありますか？
A：
安全にテストしたい場合は、事前にBrushupでテスト用のプロジェクトとアイテムを作成しておくことをおすすめします。
本番データに影響を与えずに、自動化の動作を確認できます。
Q：条件を指定してアイテムを自動で抽出・削除できますか？
A：
可能です。
リストに指定したい条件の列を追加し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の条件のアイテムだけを自動化できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：アイテム削除が実行された際に通知を受け取れますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、アイテム削除後に任意のツールへ通知を送る設定が行えます。
具体的な設定手順は「基本的なフローボットの作成方法」をご確認ください。
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