CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Excelに追加する

■概要

CallConnectで受けた電話の内容を、その都度Microsoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスや記録漏れが起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、CallConnectに着信が入ると、その情報が自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行として追加されるため、こうした手作業による課題を解消し、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• CallConnectで受けた電話内容を、Microsoft Excelに手入力で記録している方
• 電話の着信履歴の記録漏れや入力ミスを防ぎ、管理を効率化したいチームリーダーの方
• 電話応対後の後処理業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• CallConnectでの着信後、自動でMicrosoft Excelに情報が記録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや対応履歴の記録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CallConnectとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCallConnectを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した電話番号や着信日時などの情報を、任意の列に追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に追加するかを自由に設定できます。例えば、A列に「発信者番号」、B列に「着信日時」を記録するといったカスタマイズが可能です。
• 特定の列には、CallConnectから取得した情報だけでなく、「対応済み」のような固定のテキストや、フローボットを実行した日付などを入力する設定も行えます。

■注意事項

• CallConnectとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。