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問い合わせ内容を重要な文面だけに絞って管理するのって、大変ですよね。
YoomのAIオペレーションを活用してチャネルトークとNotionを連携すると、チャネルトークで送信されたメッセージの内容を自動的にNotionに記録できます。
これまでの運用では、2つのアプリにそれぞれアクセスしてデータを管理する必要があったかと思います。
このフローの導入により、情報を一つのアプリに集約し管理する体制を実現できるかもしれません。
本記事では、チャネルトークでメッセージが送信されたら、投稿内容をNotionに追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、情報の一元管理と進捗確認プロセスの効率化が実現できるのでぜひご覧ください。
では、「チャネルトークでメッセージが送信されたら、投稿内容をNotionに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、チャネルトークでメッセージが送信されたことをチャネルトークのAPIを利用して受け取ります。
その後、Notionの提供するAPIを用いて、AIを活用して抽出したチャネルトークのメッセージ内容をNotionに追加することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
チャネルトークとNotionをマイアプリ連携
テンプレートのコピー
チャネルトークの起動設定とAIを活用したデータの抽出、続く投稿内容を追加するNotionの各アプリケーションの設定
トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはチャネルトークをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からチャネルトークを検索してください。
(2)チャネルトークのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)接続画面に移行するので「アカウント名（任意のもの）」、「アクセストークン」、「アクセスキー」を入力してください。
情報を入力した後、［追加］をクリックするとチャネルトークの接続が完了します。
(4)次に、Notionのアプリ連携を行います。
チャネルトークのマイアプリ登録と同様に、Notionを選択します。
移行後の画面で［ページを選択する］をクリックしてください。
(5)Yoomアカウントと連携したいページを選択し、［アクセスを許可する］をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
今回のフローでは、事前にNotionのデータベースを以下のように構成しています。
実際に自動化フローを作成する際には、運用に沿った情報やデータで構成したデータベースを事前に用意しておいてください。
（入力値はダミーのものです。）
(1)まず、チャネルトークのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】チャネルトークでメッセージが送信されたら、投稿内容をNotionに追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずは1つ目のアクション「接客チャットでメッセージを受信したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)「webhookの名前」と「アクセスキー」を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［次へ］をクリックします。
(5)Webhookイベントを送信（新たに接客チャットを作成）して［テスト］をクリックしてください。
問題なくチャネルトークの情報を取得したら［保存］しましょう。
フローを作成するにあたり、各ステップでアプリ内の任意の情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)次に、2つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックして内容を確認しましょう。
(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
(3)次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
(4)「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定する必要があります。
運用に沿って任意に設定してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)連携するNotionのアカウント情報と「データベースID」を入力し、［次へ］をクリックします。
「データベースID」は、入力バーをクリックすると、連携したアカウントの内容に基づいた情報が展開されるので、フローに設定したいIDをここから選択することもできます。
(3)次の画面で、追加するレコードの値の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（今回AIで抽出したデータの名称（【Notion】の表記）はダミーのものです。）
(4)情報を入力した後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもチャネルトークを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
チャネルトークでメッセージが送信されると、AI機能で内容を要約し、Googleドキュメントに投稿内容を追加します。
顧客の担当者が急に変わる場合でも、要約された文章を確認することで状況を把握しやすくなるかもしれません。
チャネルトークでチャットが開始されるとGoogle スプレッドシートにその内容をタスクとして追加するフローボットです。
Google スプレッドシートを活用することで、オンライン上でドキュメントの共有ができるため、チーム間のタスク共有をスムーズに行えるようになるかもしれません。
チャネルトークとMicrosoft Teamsを連携することで、チャット開始時に通知が送られるため、問い合わせがあったことを迅速に把握できる体制が整います。
メンバー同士の情報共有がスムーズになり、チーム全体の連携強化につながります。
チャネルトークでの顧客とのやり取りをNotionに自動的に記録することで、情報が分散することなく一つのアプリに情報を集約できるようになるかもしれません。
例えば、新規スタッフが過去の顧客対応を確認する際、Notionを見るだけでチャネルトークの対応履歴を確認できる運用を実現できる可能性があります。
データの集約化で各スタッフは顧客情報を確認しやすくすることで、状況把握までのタイムラグ削減につなげます。
チャネルトークのメッセージがNotionに自動追加されることで、チーム内の情報共有プロセスの効率向上が図れます。
例えば、営業チームとサポートチームが連携して業務を進めていると仮定します。チャネルトークで送信されたメッセージが自動でNotionに登録されるため、サポートスタッフは顧客の問い合わせ内容をNotionで把握次第、内容によって営業担当者へ連絡をするなどの連携が強化されるかもしれません。
自動化の導入で情報が素早く更新されることにより、メンバー間の連絡ミスや確認不足を低減できる可能性もあります。
チャネルトークのメッセージがNotionに自動追加されるため、メッセージ内容をデータベースに手動転記する手間をなくせるかもしれません。
例えば、これまでチャネルトークでの問い合わせ内容をスタッフが一つ一つNotionに入力していた場合、作業の自動化によって、費やしていた時間と労力を削減できるはずです。
メッセージ内容がそのままNotionに反映されるので、転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーの削減にもつながります。
今回紹介したチャネルトークとNotionの連携で、チャネルトークで投稿された内容をNotionに自動的に追加するため、情報の集約化が実現できます。
メッセージ内容をそのまま反映するので、データの正確性を維持でき、情報管理業務の負担軽減にもつながります。
作業の自動化によって情報を共有しやすくなりますので、チーム全体の生産性向上につなげられる有用なツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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