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新しい業務やプロジェクトを開始する際に、必要なフォルダを手動で作成することを手間に感じる人も多いでしょう。Yoomを活用してChatworkとOneDriveを連携することで、Chatworkでメッセージが投稿されたら、その内容をもとにOneDriveに自動でフォルダを作成できます。これにより、フォルダを手動で作成する手間を省き、担当者の作業負担を軽減できます。また、作成ミスや誤入力などのヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。この記事では、Chatworkでメッセージが投稿された際に、その内容をもとにOneDriveに自動でフォルダを作成するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Chatworkでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Chatworkでメッセージが投稿されたことをChatworkのAPIを利用して受け取り、OneDriveの提供するAPIを用いてOneDriveにフォルダを作成することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ChatworkとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Chatworkのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してChatworkを選択します。
以下の画面で必要情報を入力し、「ログイン」をクリックします。
ログイン後、以下の画面が表示されたら、アクセスを許可すると、マイアプリ連携が完了します。
次に、OneDriveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、OneDriveをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
サインインするアカウントを選択します。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックします。
これで、OneDriveのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、ChatworkとOneDriveがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、Chatworkのトリガーを設定します。「新しいメッセージがルーム投稿されたら」をクリックしてください。
「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ちなみに、ChatworkのトリガーはWebhookと追加アクションを選択することで、リアルタイム起動をさせることもできます。
Webhookを使った設定はこちらを参考にしてみてください。
※ChatworkでWebhookURLを設定できる数は上限があるので、その点はご注意ください。
「ルームID」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、AIを利用してテキストからデータを抽出する設定をします。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できます。
「変換タイプ」は「変更する」をクリックしてください。
以下の画面から任意の設定を選択してください。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、その点は気をつけてください。
※タスクに関するカウント方法などはこちら
「対象のテキスト」には、「アウトプット」から、先ほど取得した情報を入力してください。
「抽出したい項目」は設定した「対象のテキスト」から抽出したい項目を任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、OneDriveのアクションを設定します。「フォルダを作成」をクリックしてください。
次に、「OneDriveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「ドライブID」と「親フォルダのアイテムID」は候補から選択してください。
「親フォルダ名」は、先ほど設定した「親フォルダのアイテムID」のフォルダ名を設定してください。
「フォルダ名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、先ほど取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Chatworkでメッセージが投稿されると、メッセージ内容をもとにOneDriveに自動でフォルダが作成されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもChatworkを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.BASEで売り切れがあったらChatworkに通知するフロー
この連携によって、BASEで売り切れがあるとChatworkに通知されます。
これにより、手動での確認が不要になり、素早く在庫補充を行うことで販売機会の損失を防げます。
2.Squareで支払いが発生したらChatworkに通知するフロー
この連携によって、Squareで支払いが発生するとChatworkに通知できます。
これにより、手動での確認が不要になり、業務スピードの向上が期待できます。
3.DEXTREで注文が発生したらChatworkに通知するフロー
この連携によって、DEXTREで注文が発生したらChatworkに通知されます。
これにより、注文発生における連絡ミスや漏れを防ぎ、業務の正確性向上が見込めます。
ChatworkとOneDriveを連携することで、Chatworkでメッセージを投稿すると、OneDriveにフォルダが自動作成されます。
例えば、新しい顧客案件を受注した場合、Chatworkにメッセージを投稿すると、自動的に新しい案件のフォルダが作成されます。
これにより、担当者は他の業務に集中でき、業務の生産性向上が期待できます。
ChatworkとOneDriveの連携によって、Chatworkに投稿したメッセージをトリガーとして、OneDriveにフォルダを自動作成します。
例えば、プロジェクトリーダーがプロジェクトの開始メッセージをChatworkに投稿した場合、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、作成漏れや誤った命名を防げます。
これにより、人の手を介さずにフォルダを作成できるため、ヒューマンエラーの防止につながります。
ChatworkとOneDriveを連携すると、Chatworkのメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを自動作成し、一貫した命名ルールを適用できます。
例えば、プロジェクトごとにフォルダの命名ルールを決めておくことで、Chatworkでメッセージが投稿されると自動で適切なフォルダが作成されます。
これにより、情報管理を最適化し、円滑な業務進行が見込めます。
今回は、ChatworkとOneDriveを連携させ、Chatworkでメッセージが投稿されると、メッセージ内容をもとにOneDriveに自動でフォルダを作成する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でフォルダを作成する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、円滑な業務進行が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ChatworkとOneDriveを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
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