クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する

■概要

新しいメンバーの入社に伴う手続きは喜ばしい反面、人事や情報システム担当者にとっては手間のかかる業務です。
特にクラウドサインでの契約締結後、ジョーシスへ手作業で情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで雇用契約が完了したタイミングで、ジョーシスへのメンバー登録を自動化するため、入社手続きの課題を解決に導く有用ツールとなります。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約後、ジョーシスへの手入力に手間を感じている方
• ジョーシスでの従業員・IT資産管理をより効率的に行いたい方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、入社手続き全体を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの契約締結情報を基にジョーシスへ自動で登録するため、手作業での情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手入力に伴う転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報を正確に管理することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとジョーシスをYoomと連携します。
2. トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」アクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で、処理対象とする契約書の種類を条件に設定します。
4. 続いて、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」、「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結済みの契約書ファイルを取得します。
5. 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」で、契約書から氏名や住所などの従業員情報を読み取ります。
6. 最後に、ジョーシスの「メンバーを登録」アクションを設定し、読み取った情報を連携してメンバーを自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、契約書の件名に「雇用契約」という文字列が含まれている場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせた条件を任意で設定できます。
• 「画像・PDFから文字を読み取る」では、使用している契約書の様式に合わせて、読み取りたい項目を自由に指定可能です。
• 「メンバーを登録」では、OCRで取得した情報を設定するなど、前ステップの情報を変数として引用・設定可能です。

■注意事項

• クラウドサインとジョーシスをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。