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契約が締結されたら、契約書を作成して送付する。この流れはどこの企業や部署でも発生する業務の1つですよね！
特に営業や経理、人事部などは契約書を発行する機会が多い部門でしょう。
そして契約書の数が多い部署などは、これらの作業を手作業で行なっていたら、とても手間がかかってしまうかもしれません。
そこで、Salesforceとクラウドサインを連携すれば、契約書の送付する作業を自動化できるようになるので、作業の効率向上につながると予想されます。
今回はノーコードでアプリを連携できるYoomというサービス使用して、業務フローを作成できる方法をお伝えします！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を送付する」の作り方をご紹介します！
まずは作成する前に、下準備から行なっていきましょう。
・Yoomでアカウト発行できたら、ログインしてワークスペースに入りましょう。
・ワークスペースへログインができたら、左上にあるマイアプリ→新規接続をクリックします。
・Salesforceを選択してください。
・Salesforceのログイン画面で「ユーザ名」と「パスワード」を入力し、ログインします。
・アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
・Salesforceの詳しいマイアプリ登録はこちらを参考にしてください。
・先程と同様に、マイアプリ→新規接続をクリックします。
・クラウドサインを選択しましょう。
・アカウント名、クライアントIDを入力してください。
・クラウドサインの詳しいマイアプリ登録はこちらを参考にしてください。
以上でマイアプリ登録が完了しました！
次に、下のバナークリックしてテンプレートをコピーしましょう。
バナーをクリックしたら、マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！
編集するボタンを押して、上の項目から順番に設定してきましょう。
・アプリトリガーのタイトルは任意でOKです。
・トリガーアクションには「アウトバウンドメッセージを受信したら」を選択しましょう。
・webhookのURLをコピーしてSalesforceの管理画面で設定してください。
・トリガーイベントで設定した、「アウトバウンドメッセージを受信」して、テストしてください。
・テストして問題なければ保存しましょう。
・アウトバウンドメッセージの設定方法はこちらを参考にしてください。
・タイトルを入力しましょう。
・実行アクションには「レコードを取得する」を選択します。
・データベースの連携を入力しましょう。
・マイドメインURLを設定します。
・マイドメインの設定は、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
・オブジェクトのAPI参照名は、Salesforceの「設定 > オブジェクトマネージャ」と進み、「Lead」などのAPI参照名を記載してください。
・取得したいレコードの条件を設定しましょう。
・今回は商談情報を取得したいので、商談IDをアウトプットとして埋め込みましょう。
・設定が完了したら、テストして保存します。
・タイトルの内容は任意でOKです。
・実行アクションは「レコードを取得する」を選択します。
・データベースの連携を入力しましょう。
・マイドメインURLを設定します。
・マイドメインの設定は、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
・オブジェクトのAPI参照名は、Salesforceの「設定 > オブジェクトマネージャ」と進み、「Lead」などのAPI参照名を記載してください。
・取得したいレコードの条件を設定しましょう。
・ここでは「取引先責任者」を取得したいのでアウトプットから埋め込みます。
・設定完了したら、テストして保存します。
・タイトルの入力は任意でOKです。
・実行アクションは「レコードを取得する」を選択しましょう。
・データベースの連携を入力しましょう。
・マイドメインURLを設定します。
・マイドメインの設定は、Salesforceの「設定 > 私のドメイン」と進み、現在の [私のドメイン] の URLに記載の「yoom.my.salesforce.com 」などのドメインを記載してください。
・オブジェクトのAPI参照名は、Salesforceの「設定 > オブジェクトマネージャ」と進み、「Lead」などのAPI参照名を記載してください。
・取得したいレコードの条件を設定していきます。
・ここでは「取引先」を取得したいので、取引先をアウトプットから埋め込みましょう。
・設定完了したら、テストして保存します。
・タイトルの内容は任意でOKです。
・アクションは「書類の作成」を選択しましょう。
・必須の項目を設定します。
・書類のタイトルは「指定の商談情報を取得する」で情報を取ってきた「商談名」をアウトプットとして埋め込みましょう。
・テストを行い、保存してください。
・タイトルの内容は任意でOKです。
・アクションには「宛先の追加」を選択してください。
・必須項目を入力しましょう。
・書類IDには先程「書類作成」で取得してきた情報をアウトプットとして埋め込みます。
・メールアドレスと宛先の名前は「取引先責任者」で取得した情報をアウトプットとして埋め込みます。
・入力が終わったら、テストして保存しましょう。
・タイトルの内容は任意でOKです。
・アクションには「書類の送信・リマインド」を選択しましょう。
・書類IDは「書類の作成」からアウトプットとして埋め込みましょう。
・テストして問題なければ保存します。
以上でフローボットの設定が完了しました！
今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
クラウドサインで契約が完了後に、Salesforceの特定の情報や商談フェーズを更新することも可能です。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
登録された商談情報を自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
Salesforceの商談ページから書類を発行するため、手動の入力作業を省くことができます。
契約情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことにもつながります。
クラウドサインでの書類締結後、データベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録したりすることができます。
登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避できるようになるはずです。
Salesforceとクラウドサインを連携すれば、作成や送付、署名など契約書作成にまつわる業務を自動的に作成できるようになります。
例えば、営業部でこの作業を自動化できれば、本来の営業業務に時間を費やすことができて、仕事の生産性もアップできる環境を整えることができます！
手動での作業を減らせるので、入力のミスや漏れを削減できるようになると予想されます。
その結果、企業の訪問数を増やすことができたり、アクションを起こす時間にする事ができるようになれば業務の生産性アップにつながるでしょう！
そして自動化できれば、契約完了したらすぐに契約書を作成して送付できるので、顧客満足度が上がりそうです。
クラウドサインとSalesforceを連携することで、契約書関連の情報をSalesforce上で管理することができるようになるはずです。
Salesforceで契約書の進行状況などをいつでもフレッシュな状態で確認できるので、契約の進行具合を一目で確認できることが可能になります。
チーム全体がデータをリアルタイムで確認でき、情報共有が容易に行えるようになるかもしれません！
例えば、営業部で自分の契約の状況を確認したい時は、Salesforceを見るだけで情報取得が可能になり、本来の業務に力を注ぐことができますね。
Salesforceとクラウドサインの連携することで、契約書の送付業務を自動化することができました！
またデータ管理が一元化できるので、チーム内での情報共有が容易になり、契約状況の確認も簡単にできるようになりますね。
Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携できます。
そしてアクションやトリガー設定をするだけで簡単に、業務のフローを自動化するフローボットが作成することも可能です。
今回はテンプレートを参考にご紹介しましたが、はじめから作成するということもできるので、より業務にあったフローボットが作成できます。
是非、この機会にSalesforceとクラウドサインを連携させて、業務の効率アップを目指しませんか？
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