■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、カオナビに従業員情報を手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
複数のSaaSを利用していると、情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をきっかけに、カオナビへのメンバー登録を自動化し、業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとカオナビを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防止したいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約完了後、カオナビへの登録が自動で行われるため、手作業での転記に伴う入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 契約締結から従業員情報の登録までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとカオナビをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、特定の条件で処理を分けるために「分岐機能」を設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得する」の各アクションを設定します。
- 次に、取得した契約書ファイルから必要な情報を読み取るためにOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録する」アクションを設定し、読み取った情報を元に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類などに応じて後続の処理を分ける条件を任意に設定・追加することが可能です。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから抽出したい項目（氏名、住所、入社日など）を任意で指定できます。
- 「メンバーを登録する」では、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、登録したい項目に自由にマッピングできます。
■注意事項
- クラウドサインとカオナビをYoomと連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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