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日常的にコラボフローとMicrosoft Entra IDを併用している場合、人事部門はコラボフローで従業員情報の管理が行え、Microsoft Entra IDでチーム連携や情報共有を強化していることでしょう。
しかし、従業員の異動が発生するシーンでは、それぞれのアプリで変更や修正を行う必要があり、人事・総務担当者は多くの工程に時間と労力をかけなければなりません。
今回のYoomを活用したコラボフローとMicrosoft Entra IDのアプリ連携を業務に取り入れることにより、このような作業の自動化を実現し、業務効率向上が見込めます。
また、社員加入時の対応プロセスの迅速化が可能となり、組織全体の生産性向上に寄与します。
この記事では、コラボフローで申請が承認された後、その情報をもとにMicrosoft Entra IDのグループへ従業員情報を追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、正確性の高いデータの一元管理と関連チームへの効率的な情報共有を実現できるのでぜひご覧ください。
人事部門やIT管理者が行う従業員のグループ追加作業は、手動だとタイムラグが発生し、個人情報の入力ミスのリスクもあります。
自動的にMicrosoft Entra IDのグループに従業員が追加されるようになることで、担当者の手作業が削減され、人的ミスの発生を最小限に抑えられるでしょう。
これにより、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
新入社員が入社する際、アカウントの登録やアクセス権の付与など複数のプロセスを行う必要があり、業務開始が遅延する可能性があります。
例として、従来の手続きでは社員加入時に申請内容を確認後、担当者は手動で個人情報を登録し、異なるシステムを使用しアクセス権限を都度付与する必要がありました。
この自動化フローを導入することで、コラボフロー側の作業だけで、業務に必要なツールやリソースにアクセスするための手続きが迅速に行えるようになります。
従業員が早期に業務に取り組めるようになることで、組織全体の生産性向上につなげられるでしょう。
従業員を自動追加するプロセスが標準化されることで、それぞれの担当部門スタッフが同じ手順を経て作業を行えるので、管理ミスの発生を抑えられるでしょう。
例えば、従業員の異動時、コラボフローで異動申請を承認すれば、Microsoft Entra ID側の該当グループへ従業員を自動追加できます。
プロセスが統一されていることで、突発的な社員の異動に対しても、混乱なく対応できるようになるかもしれません。
では、「コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで申請を承認されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、Microsoft Entra IDの提供するAPIを用いてMicrosoft Entra IDの指定のグループにコラボフローで承認された申請内容をもとにして従業員情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
コラボフローで各種申請が承認されるたびに手動でMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する作業は、時間もかかるうえ追加漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーにMicrosoft Entra IDの特定グループへ自動でユーザーを追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担や人為的ミスを解消して迅速で正確な権限付与を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(4)次はMicrosoft Entra IDを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でMicrosoft Entra IDのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなくそのままに接続が完了します。
※Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
コラボフローで各種申請が承認されるたびに手動でMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する作業は、時間もかかるうえ追加漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーにMicrosoft Entra IDの特定グループへ自動でユーザーを追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担や人為的ミスを解消して迅速で正確な権限付与を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「グループにユーザーを追加」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「グループID」や「ユーザーID」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下の画像は、例として、前ステップから取得した【グループID】と【ユーザーID】を引用したものです。）
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
コラボフローで各種申請が承認されるたびに手動でMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する作業は、時間もかかるうえ追加漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーにMicrosoft Entra IDの特定グループへ自動でユーザーを追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担や人為的ミスを解消して迅速で正確な権限付与を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
従業員のアクセス権管理の効率を改善したい方におすすめです。
コラボフローで承認が下りた際、Google Workspaceの指定したグループへのメンバー追加が自動的に行われます。
登録のミスや遅れを防ぐことができるので、業務を円滑に遂行できるでしょう。
■概要
コラボフローでの申請が承認された後、Google Workspaceのグループに従業員を手動で追加する作業に手間がかかっていませんか。この一連の作業は、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、コラボフローとGoogle Workspaceの連携を自動化し、コラボフローで申請が承認されたら、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加するものです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
手動で行っていた情報登録作業が自動化されるため、人事担当者の負担軽減につなげられます。
また、一貫性のある正確な情報管理が可能になるため、データの重複や入力ミスの減少が期待できます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい反面、人事労務担当者にとっては煩雑な作業ではないでしょうか。特に、コラボフローで承認された申請内容を、手作業でSmartHRへ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると同時に、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この自動化フローを導入することにより、担当部門の作業ミスのリスクが軽減され、正確な従業員情報の管理が実現します。
情報が一元管理されることで、従業員データの追跡や更新も容易になり、情報管理業務の負担を軽減できるでしょう。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したコラボフローとMicrosoft Entra IDの連携により、手動作業の削減や業務開始の迅速化が実現します。
また、プロセスが統一されることで、担当者ごとに異なってた対応のばらつきをなくすことも可能です。
これにより、新規従業員加入時の手続きの作業効率が向上し、組織全体の生産性を高めることにつなげられるでしょう。
簡単に取り入れることができるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
