コラボフローとMicrosoft Entra IDを連携して、コラボフローで申請を承認後Microsoft Entra IDのグループに従業員を追加する方法

・コラボフローとMicrosoft Entra IDをマイアプリ連携

(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。

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(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。

(4)次はMicrosoft Entra IDを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でMicrosoft Entra IDのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(5)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなくそのままに接続が完了します。

※Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・コラボフローのトリガー設定

(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらMicrosoft Entra IDのグループに従業員を追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。

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(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Microsoft Entra IDの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「グループにユーザーを追加」をクリックしましょう。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「グループID」や「ユーザーID」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下の画像は、例として、前ステップから取得した【グループID】と【ユーザーID】を引用したものです。）

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

従業員のアクセス権管理の効率を改善したい方におすすめです。
コラボフローで承認が下りた際、Google Workspaceの指定したグループへのメンバー追加が自動的に行われます。
登録のミスや遅れを防ぐことができるので、業務を円滑に遂行できるでしょう。

コラボフローで入社申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する

手動で行っていた情報登録作業が自動化されるため、人事担当者の負担軽減につなげられます。
また、一貫性のある正確な情報管理が可能になるため、データの重複や入力ミスの減少が期待できます。

コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する

この自動化フローを導入することにより、担当部門の作業ミスのリスクが軽減され、正確な従業員情報の管理が実現します。
情報が一元管理されることで、従業員データの追跡や更新も容易になり、情報管理業務の負担を軽減できるでしょう。

まとめ

今回紹介したコラボフローとMicrosoft Entra IDの連携により、手動作業の削減や業務開始の迅速化が実現します。
また、プロセスが統一されることで、担当者ごとに異なってた対応のばらつきをなくすことも可能です。
これにより、新規従業員加入時の手続きの作業効率が向上し、組織全体の生産性を高めることにつなげられるでしょう。

簡単に取り入れることができるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。