コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する

■概要

新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
• 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
• オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
• コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。

■注意事項

• コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
• オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。