コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

■概要

コラボフローでの申請が承認された後、Google Workspaceのグループに従業員を手動で追加する作業に手間がかかっていませんか。この一連の作業は、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローは、コラボフローとGoogle Workspaceの連携を自動化し、コラボフローで申請が承認されたら、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加するものです。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、手動で従業員情報を管理している方
• 従業員の入社や異動に伴うGoogle Workspaceのグループ管理を効率化したい方
• コラボフローとGoogle Workspaceの連携設定を自動化し、作業時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請承認をトリガーに、Google Workspaceに従業員が自動で追加されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、従業員の追加漏れや誤ったグループへの追加といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、追加対象となる従業員の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、取得した情報を元に従業員をグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションでは、追加対象のグループIDや、追加するメンバーのメールアドレスなどを設定してください。メンバーのメールアドレスは、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容の情報を活用して動的に設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍コラボフロー、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。