■概要
コラボフローで申請が承認された後、Google Workspaceのグループへ手動でメンバーを追加する業務に手間を感じていませんか。手作業による運用は、設定の遅れや追加漏れ、あるいは誤ったグループへの登録といったヒューマンエラーのリスクを常に伴います。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をトリガーに、対象の従業員をGoogle Workspaceのグループへ即座に自動追加できます。組織の拡大や異動シーズンなど、短期間に多くの設定変更が発生する場合でも、管理者の工数を削減し、新しい環境でのスムーズな業務開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、手動で従業員情報を管理している方
- 従業員の異動などに伴うGoogle Workspaceのグループ管理を効率化したい方
- コラボフローとGoogle Workspaceの連携設定を自動化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認をトリガーに、Google Workspaceに従業員が自動で追加されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、従業員の追加漏れや誤ったグループへの追加といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、追加対象となる従業員の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、取得した情報をもとに従業員をグループに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションでは、追加対象のグループIDや、追加するメンバーのメールアドレスなどを設定してください。メンバーのメールアドレスは、前のコラボフローのアクションで取得した申請内容の情報を活用して動的に設定することが可能です。
■注意事項
- コラボフロー、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
