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新入社員加入時の手続きにおいて、迅速な情報処理と情報共有は基礎的なプロセスであり、企業の生産性にも影響するでしょう。
Yoomを活用してコラボフローとジョーシスを連携することで、入社申請が承認された後、自動で従業員情報を登録できます。
手動での入力・転記ミスを防止でき、担当者の作業時間が短縮されることで、入社時の研修を即時に始められるようになるかもしれません。
本記事では、コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
このフローを導入することで、入社申請から従業員情報の登録までのプロセスを統一できます。
例として、通常は人事担当者が入社手続きを行う際、担当者ごとに対応が異なり、手続き内容を統一化する難易度が高いと考えられます。
コラボフローとジョーシスを連携してプロセスが統一されることで、担当者による対応のばらつきをなくし、整理された状態で情報を登録・管理できるようになります。
情報が整理されていることで、作業の進捗確認も容易になるでしょう。
入社時の従業員情報登録は、これまで担当者が手動で行っていましたが、作業時に入力ミスが発生する可能性がありました。
コラボフローの申請内容がジョーシスへの自動登録されることにより、申請時に登録された情報がそのまま反映されるため、手作業によるミスが減少します。
例えば、従来の登録作業では新入社員の名前や住所を入力時、他の社員の情報を誤って転記し、個人情報が正しく認識できず、研修開始が遅れることもありました。
情報の登録作業が自動化されることで、正しい情報を登録できるようになるので、このような混乱の発生を未然に防ぐことができます。
コラボフローの従業員の情報がジョーシスに自動反映されることで、社員情報の登録作業を一つのアプリに集約できます。
例えば、新入社員の個人データをコラボフローへ入力し、入社申請を承認すれば、ジョーシス側でも同じ内容が登録されます。
アプリを横断することなく登録作業が完結するので、これまでのプロセスを一気に効率化でき、企業全体の業務の質向上が期待できます。
では、「コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで入社申請を承認した後、内容をそのままジョーシスに反映し従業員情報を自動登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
新しいメンバーの入社手続きに伴い、コラボフローで承認された申請内容を、改めてジョーシスに従業員情報として手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間と労力がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、自動でジョーシスに従業員情報が登録できます。これにより、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(4)次はジョーシスを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でジョーシスのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)ジョーシスの管理画面から「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」を取得後、「アカウント名」と「APIユーザーキー」、「APIシークレットキー」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
新しいメンバーの入社手続きに伴い、コラボフローで承認された申請内容を、改めてジョーシスに従業員情報として手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間と労力がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、自動でジョーシスに従業員情報が登録できます。これにより、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「メンバーを登録」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「メールアドレス」や「姓」、「名」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットもどんどん活用してください。
（以下の画像は、「メモ」に2つ目ステップから取得した【申請日時】と【申請者名】を設定したものです。）
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
新しいメンバーの入社手続きに伴い、コラボフローで承認された申請内容を、改めてジョーシスに従業員情報として手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間と労力がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、自動でジョーシスに従業員情報が登録できます。これにより、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
入社手続きを自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能となります。
手動でのデータ入力作業が不要になるため、時間と労力の節約につながります。
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
手動で行っていた情報登録作業が自動化されるため、人事担当者の負担を軽減できます。
一貫性のある正確な情報管理が可能になるため、データの重複や入力ミスが減少します。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい反面、人事労務担当者にとっては煩雑な作業ではないでしょうか。特に、コラボフローで承認された申請内容を、手作業でSmartHRへ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると同時に、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コラボフローを使用して入社申請を管理している方におすすめのフローです。
入社手続きの迅速化により、新入社員の業務開始をスムーズに行うことができます。
対応漏れにより、新入社員がサービスにアクセスできなくなってしまう、といった事態を未然に防止できるでしょう。
■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、人事関連の申請承認や従業員情報の登録作業に手間を感じていませんか。特に、コラボフローで承認された内容をHRMOSに従業員情報を手作業で入力する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、HRMOSに従業員情報が自動で登録できます。これにより、こうした定型業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したコラボフローとジョーシスのアプリ連携により、入社手続き時の作業をスムーズに行うことができ、業務の精度向上につながります。
作業の手間削減により、業務ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減できるでしょう。
これにより、重要な業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上に寄与します。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
