コラボフローとジョーシスを連携して、コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録する方法

・コラボフローとジョーシスをマイアプリ連携

(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。

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(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。

(4)次はジョーシスを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でジョーシスのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)ジョーシスの管理画面から「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」を取得後、「アカウント名」と「APIユーザーキー」、「APIシークレットキー」を入力し、［追加］をクリックします。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・コラボフローのトリガー設定

(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらジョーシスに従業員情報を登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。

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(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・ジョーシスの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「メンバーを登録」をクリックしましょう。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「メールアドレス」や「姓」、「名」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

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(4)その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットもどんどん活用してください。
（以下の画像は、「メモ」に2つ目ステップから取得した【申請日時】と【申請者名】を設定したものです。）

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する

入社手続きを自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能となります。
手動でのデータ入力作業が不要になるため、時間と労力の節約につながります。

コラボフローで入社申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する

手動で行っていた情報登録作業が自動化されるため、人事担当者の負担を軽減できます。
一貫性のある正確な情報管理が可能になるため、データの重複や入力ミスが減少します。

コラボフローで入社申請が承認されたらHRMOSに従業員情報を登録する

コラボフローを使用して入社申請を管理している方におすすめのフローです。
入社手続きの迅速化により、新入社員の業務開始をスムーズに行うことができます。
対応漏れにより、新入社員がサービスにアクセスできなくなってしまう、といった事態を未然に防止できるでしょう。

まとめ

今回紹介したコラボフローとジョーシスのアプリ連携により、入社手続き時の作業をスムーズに行うことができ、業務の精度向上につながります。
作業の手間削減により、業務ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減できるでしょう。
これにより、重要な業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上に寄与します。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。