コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する

■概要

新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事や総務担当者の方
• 従業員アカウントの発行業務で発生する、情報の転記ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
• 入社オンボーディングに関わる定型業務を自動化し、組織全体の生産性向上を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローで申請が承認されると自動でアカウントが発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 申請情報を基に従業員情報が登録されるため、手入力による転記ミスや設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローのアクションを選択し、承認された申請の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceのアクションを設定し、取得した情報をもとに従業員アカウントを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローのトリガー設定では、承認された申請の中から特定の条件で絞り込みを行い、対象となる申請のみを処理することが可能です。
• Google Workspaceに登録する従業員の氏名やメールアドレス、所属部署といった情報は任意にカスタマイズできます。
• コラボフローから取得した申請内容は、変数としてGoogle Workspaceのアカウント情報にそれぞれマッピングすることが可能です。

■注意事項

• コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。