新入社員が多く加入する時期になると、人事・労務部門担当者は、従業員の情報を日常使用ツールに入力する作業に多くの時間を費やす必要があり、地道な作業は従業員の負担となっているかもしれません。
Yoomを活用してコラボフローとオフィスステーションのアプリを連携することで、登録作業の自動化が実現し、業務のスピードと正確性の向上につなげられます。
作業時間の短縮や手作業によるミス防止が期待できるので、入社手続きの効率化を目指す企業の人事・労務担当者にとって非常に有益です。
本記事では、コラボフローで入社申請が承認後、オフィスステーションに自動で従業員情報を登録する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- コラボフローとオフィスステーションを利用している方
- 入社手続きの作業を効率化したい人事・労務管理者
- 従業員情報の登録や労務手続きの負担を軽減したい方
- 入社時のデータ管理の正確性を向上させたいチームリーダー
- 労務手続きの自動化を検討している情報システム担当者
コラボフローとオフィスステーションの連携メリットと具体例
1. 入力ミスの削減
コラボフローでの承認後にオフィスステーションへ情報を自動反映することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防げます。
例えば、コラボフロー側の入社申請の内容がそのままオフィスステーションに反映されるため、従業員情報の正確性が維持できます。
データの二重入力や転記ミスを回避し、重複確認の手間削減が期待できます。
2. 作業プロセスの効率化
自動化フローの導入により、入社申請承認後の従業員情報が自動登録されるので、手動でのデータ入力が必要なくなり、担当者の作業時間の短縮が見込めます。
例えば、入社申請の承認と同時にオフィスステーションへ必要な情報が素早く登録されるため、入社手続きが迅速に進みます。
人事・労務担当者は短縮できた時間分、他の業務に集中できるようになるかもしれません。
3. 入社手続きのスピードアップ
コラボフローで入社申請の承認後、従業員情報がオフィスステーションに自動登録されるため、各種手続きがスムーズに進められるようになるでしょう。
例えば、入社時の個人情報の登録手続きが迅速に行われるので、新入社員の研修開始までの時間が短縮できます。
研修担当者の待機時間を削減でき、充分な研修を行えることで、新入社員の今後の成長にいい影響を与えられるかもしれません。
では、「コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する方法
コラボフローで入社申請を承認した後コラボフローのAPIを経由して情報を受け取り、オフィスステーションのAPIを用いてその従業員情報をオフィスステーションに自動登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- コラボフローとオフィスステーションをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- コラボフローのトリガー設定とオフィスステーションの設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
- オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
- コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・コラボフローとオフィスステーションをマイアプリ連携
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(4)次はオフィスステーションを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でオフィスステーションのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「アカウント名」と「ステーションID」、「ログインID」、「パスワード」を入力し、［追加］をクリックします。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
- オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
- コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
・コラボフローのトリガー設定
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・オフィスステーションの設定
(1)最後に、3つ目のアクション「従業員台帳の登録」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「従業員番号」や「所属事業所」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)「入社年月日」などの日付を入力する項目では、『日付』から該当する書式で情報を入力できます。
以下は入力バーをクリック→『日付』→今月初日の右側矢印とクリックしていき、「YYYY-MM-DD」の形式で情報を選択・設定したものです。
(5)その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットもどんどん活用してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
- オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
- コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローやオフィスステーションを使ったその他の自動化例
他にもコラボフローやオフィスステーションを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
コラボフローで申請が承認されたらオフィスステーションの従業員情報を更新する
コラボフローで申請承認後、オフィスステーションの従業員情報を自動更新できるので、手動での情報更新作業が不要になります。
更新作業の手間を省けるため、時間の節約になり、業務効率向上が期待できます。
コラボフローで申請が承認されたらオフィスステーションの従業員情報を更新する
試してみる
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、オフィスステーションに従業員情報を手入力で更新していませんか。この作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴うだけでなく、人事・総務担当者の負担になりがちです。このワークフローは、コラボフローでの承認完了をきっかけに、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中したいと考えている人事・総務担当者の方
- 申請フローから従業員情報の管理までを一気通貫で効率化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、オフィスステーションの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータを連携させるので、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、特定の申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションの従業員台帳を更新する際、どの項目（氏名、住所、部署など）を更新するかは自由に設定することが可能です。
- 更新する各項目には、コラボフローから取得した申請内容の値を紐付けたり、固定の値を設定したりと、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する
入社手続きを自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能となります。
手動でのデータ入力作業が不要になるため、時間と労力の節約ができ、他の重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新入社員の入社手続きでは、ワークフローシステムでの申請承認後、アカウント発行のために別ツールへ情報を手入力する作業が発生しがちです。この一連の作業は、担当者にとって負荷が高く、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されると、Google Workspaceへ従業員情報を自動で登録するため、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事や総務担当者の方
- 従業員アカウントの発行業務で発生する、情報の転記ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方
- 入社オンボーディングに関わる定型業務を自動化し、組織全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローで申請が承認されると自動でアカウントが発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 申請情報を基に従業員情報が登録されるため、手入力による転記ミスや設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローのアクションを選択し、承認された申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceのアクションを設定し、取得した情報をもとに従業員アカウントを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、承認された申請の中から特定の条件で絞り込みを行い、対象となる申請のみを処理することが可能です。
- Google Workspaceに登録する従業員の氏名やメールアドレス、所属部署といった情報は任意にカスタマイズできます。
- コラボフローから取得した申請内容は、変数としてGoogle Workspaceのアカウント情報にそれぞれマッピングすることが可能です。
■注意事項
- コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録する
作業の自動化により、入社手続きを1つのアプリに集約させることができ、二重入力の必要がなくなります。
情報の一元管理が可能となることで、管理業務の効率化が図れます。
コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録する
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■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい一方で人事労務担当者の負担になりがちではないでしょうか。特にコラボフローで申請を管理し、freee人事労務に従業員情報を登録している場合、手作業での情報転記に手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でfreee人事労務に従業員情報が登録できます。これにより、こうした定型業務を効率化し本来のコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとfreee人事労務を利用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当の方
- 複数SaaS間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 入社手続きに関する業務を効率化し、より戦略的な人事施策に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、freee人事労務への情報登録が自動化されるため、手作業によるデータ入力に費やしていた時間を削減できます。
- 申請情報をそのまま連携することで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローを選択し、トリガーとなった申請書の詳細情報を取得するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務を選択し、前のステップで取得した情報をもとに従業員情報を登録するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定のフォームから作成された申請書など、条件に合致する申請のみをフローの起動対象として絞り込む設定が可能です。
- freee人事労務に情報を登録する際、氏名や入社年月日、住所といった登録項目を任意でカスタマイズできます。各項目にはコラボフローの申請書から取得した情報を動的に割り当てることが可能です。
■注意事項
- コラボフローとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回紹介した自動化フローの活用により、入社手続きの効率化が実現します。
手動作業の削減により、入社手続き業務のスピードアップが期待でき、担当チームは戦略的な業務へ集中できるようになるでしょう。
ヒューマンエラーを未然に防止できることで、作業の精度向上も見込めます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
