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新入社員が多く加入する時期になると、人事・労務部門担当者は、従業員の情報を日常使用ツールに入力する作業に多くの時間を費やす必要があり、地道な作業は従業員の負担となっているかもしれません。
Yoomを活用してコラボフローとオフィスステーションのアプリを連携することで、登録作業の自動化が実現し、業務のスピードと正確性の向上につなげられます。
作業時間の短縮や手作業によるミス防止が期待できるので、入社手続きの効率化を目指す企業の人事・労務担当者にとって非常に有益です。
本記事では、コラボフローで入社申請が承認後、オフィスステーションに自動で従業員情報を登録する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
コラボフローでの承認後にオフィスステーションへ情報を自動反映することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防げます。
例えば、コラボフロー側の入社申請の内容がそのままオフィスステーションに反映されるため、従業員情報の正確性が維持できます。
データの二重入力や転記ミスを回避し、重複確認の手間削減が期待できます。
自動化フローの導入により、入社申請承認後の従業員情報が自動登録されるので、手動でのデータ入力が必要なくなり、担当者の作業時間の短縮が見込めます。
例えば、入社申請の承認と同時にオフィスステーションへ必要な情報が素早く登録されるため、入社手続きが迅速に進みます。
人事・労務担当者は短縮できた時間分、他の業務に集中できるようになるかもしれません。
コラボフローで入社申請の承認後、従業員情報がオフィスステーションに自動登録されるため、各種手続きがスムーズに進められるようになるでしょう。
例えば、入社時の個人情報の登録手続きが迅速に行われるので、新入社員の研修開始までの時間が短縮できます。
研修担当者の待機時間を削減でき、充分な研修を行えることで、新入社員の今後の成長にいい影響を与えられるかもしれません。
では、「コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで入社申請を承認した後コラボフローのAPIを経由して情報を受け取り、オフィスステーションのAPIを用いてその従業員情報をオフィスステーションに自動登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
これでコラボフローの接続が完了しました。
(4)次はオフィスステーションを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でオフィスステーションのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「アカウント名」と「ステーションID」、「ログインID」、「パスワード」を入力し、［追加］をクリックします。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「従業員台帳の登録」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「従業員番号」や「所属事業所」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)「入社年月日」などの日付を入力する項目では、『日付』から該当する書式で情報を入力できます。
以下は入力バーをクリック→『日付』→今月初日の右側矢印とクリックしていき、「YYYY-MM-DD」の形式で情報を選択・設定したものです。
(5)その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットもどんどん活用してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもコラボフローやオフィスステーションを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
コラボフローで申請承認後、オフィスステーションの従業員情報を自動更新できるので、手動での情報更新作業が不要になります。
更新作業の手間を省けるため、時間の節約になり、業務効率向上が期待できます。
入社手続きを自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が可能となります。
手動でのデータ入力作業が不要になるため、時間と労力の節約ができ、他の重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
作業の自動化により、入社手続きを1つのアプリに集約させることができ、二重入力の必要がなくなります。
情報の一元管理が可能となることで、管理業務の効率化が図れます。
今回紹介した自動化フローの活用により、入社手続きの効率化が実現します。
手動作業の削減により、入社手続き業務のスピードアップが期待でき、担当チームは戦略的な業務へ集中できるようになるでしょう。
ヒューマンエラーを未然に防止できることで、作業の精度向上も見込めます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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