コラボフローで申請が承認されたらオフィスステーションの従業員情報を更新する

■概要

コラボフローで各種申請が承認された後、オフィスステーションに従業員情報を手入力で更新していませんか。この作業は、入力ミスや更新漏れのリスクが伴うだけでなく、人事・総務担当者の負担になりがちです。このワークフローは、コラボフローでの承認完了をきっかけに、オフィスステーションの従業員情報を自動で更新するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとオフィスステーションを利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
• 従業員情報の更新作業に時間がかかり、コア業務に集中したいと考えている人事・総務担当者の方
• 申請フローから従業員情報の管理までを一気通貫で効率化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、オフィスステーションの従業員情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動でデータを連携させるので、手入力による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとオフィスステーションをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、特定の申請が承認された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的な情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• オフィスステーションの従業員台帳を更新する際、どの項目（氏名、住所、部署など）を更新するかは自由に設定することが可能です。
• 更新する各項目には、コラボフローから取得した申請内容の値を紐付けたり、固定の値を設定したりと、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
• オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。