契約書の多言語翻訳を効率化！DeepLを活用した多言語対応・契約書作成・送付までを自動化する方法とは？

Step1: DeepLとGoogleドキュメントをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズにできます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「+新規接続」をクリックします。

【DeepLのマイアプリ登録】
検索窓にDeepLと入力し、表示された候補から選択します。

DeepLのAPI新規登録画面が表示されたら、「アカウント名」「API Key」「ドメイン」を入力し、「追加」します。

《アカウント名》
アカウント名には任意の管理用の名称を設定してください。例）My Account

《API Key》
DeepL APIから取得したAPIキーを設定してください。
※DeepL APIのAPIキー取得方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

《ドメイン》
DeepL APIの利用プランに応じて、下記のドメインを設定してください。
・フリープランの場合：api-free.deepl.com
・有料プランの場合：api.deepl.com

【Googleドキュメントのマイアプリ登録】
検索窓にGoogleドキュメントと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。
※認証時に、Googleドキュメントへの権限を全て許可してください。

マイアプリにDeepLとGoogleドキュメントが表示されていれば、登録完了です！

下記のバナーからテンプレートをコピーして、自動化フローの設定を進めましょう。
「試してみる」をクリックすると、コピーすることができます。

Step2: フォームトリガー設定

まずは、フローを起動させるためのアプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの「契約内容入力フォーム」をクリックしてください。

契約内容入力フォームの作成画面が表示されるので、必要な項目を設定してください。
ここで設定した項目でアウトプットが取得できるため、入力された情報を自動翻訳し、翻訳したテキストで契約書を作成できるようになります。
デフォルトで項目が設定されていますが、「＋質問を追加」をクリックすると入力項目を追加できるので、カスタマイズしてご活用ください！

今回は下図のようなフォームを作成してみました。
※【アクセス制限】設定について
フォームへのアクセス権限を許可されているIPアドレスのみ閲覧可能にしたい方は、「ON」にしてください。
※【共有フォーム利用時のフローボットの起動者】について
・フローボットを作成したメンバー：フローボット作成者（自分）としたい方はこちらを選択してください
・フォームを送信したメンバー：フォーム送信者としたい方はこちらを選択してください

▼ 作成したフォーム ▼

このように設定すると、下図のようなフォームが作成されます。

▼ 契約内容入力フォーム 画面 ▼

▼ フォーム送信完了画面 ▼

作成したら「次へ」をクリックし、取得できるアウトプットの内容を確認します。

内容を確認し、項目に不備がなければ「保存」しましょう。

Step3: フローの各アクション設定

続いて、先ほど作成したフォームから取得した契約内容を、DeepLで自動翻訳するアクションの設定を行います。
「テキストを翻訳」をクリックしてください。

連携アカウントとアクション選択画面が表示されたら、タイトルを必要に応じて変更し、「連携するアカウント情報」に連携したいアカウントを指定しましょう。
その他の項目はデフォルトの設定のままで問題ないので、上記の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

次に、API接続設定を行います。

《翻訳するテキスト》
フォームから取得した契約内容を翻訳するので、先ほどのフォームトリガーで取得したアウトプットを引用して設定しましょう。
翻訳する必要があるテキストは「商品に関する補足説明」なので、下図のように設定します。

《元の言語》
フォームで契約情報を送信する際の言語を選択します。

《翻訳先の言語》
元の文章を翻訳したい言語を選択します。

その他の項目についても、各注釈を参照しながら必要に応じて設定してください。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

続いて、翻訳したテキストを用いて、契約書を自動作成するアクション設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
※Googleドキュメントの契約書の雛形を、予め準備しておいてください。詳細はこちらをご参照ください。

書類連携画面が表示されたら、タイトルを必要に応じて変更し、「連携するアカウント情報」に連携したいアカウントを指定しましょう。

《雛形書類の連携》
事前に用意しておいた雛形ファイルを候補から選択するか、ファイルIDを手入力してください。
※URL内の「/d/●●●●」となっている部分がファイルIDとなります。

《発行書類》

〈格納先のGoogle DriveフォルダID〉
作成した契約書を格納するGoogle Driveフォルダを、表示される候補から選択するか、フォルダIDを手入力してください。
※URL内の「/folders/●●●●」となっている部分がフォルダIDとなります。

〈出力ファイル名〉
作成した契約書のファイル名を設定します。
フォームから取得したアウトプットを引用することで、契約書ごとに合ったファイル名で出力できます。

次に進むと、置換条件の設定画面が表示されます。
ここでは、契約書の雛形を基に、DeepLで自動翻訳したテキストに置き換える設定を行います。

各項目について、アウトプットを引用して適切なものを設定しましょう。
「契約日」や「取引先名」など、翻訳する必要がない項目は、フォームから取得したアウトプットを引用して設定します。

DeepLを用いて自動翻訳した「商品に関する補足説明」は、DeppLのテキスト翻訳アクションで取得したアウトプットを引用して設定します。

設定完了後、「テスト」を実行し、正しく契約書が作成されることを確認してください。
確認後、「保存」しましょう。

続いて、作成した契約書をメールで送信するアクションの設定です。
「メールを送る」をクリックしてください。

メール設定画面が表示されるので、タイトルを任意で変更し、送信内容の設定をします。

《メール内容》

〈To.〉
フォームから取得したアウトプットを引用して、取引先のメールアドレスを設定することで、契約書ごとに合わせた宛先に自動送信することができます。
「CC」「BCC」「差出人名」も必要に応じて設定してください。

〈件名〉
どの契約書でも共通して使用できるテキストを定型文とし、契約書ごとに異なる情報はアウトプットを引用すると、契約書ごとに合った件名が自動生成されます。

〈本文〉
件名と同様に、共通して使用できる定型文と、契約書ごとに異なる情報をアウトプットから引用すると、契約書ごとに合わせた内容の本文が生成されます。

《添付ファイル〉
アウトプットを使用して、「発行した書類」を添付するように下図のように設定することで、自動作成した契約書を添付してメールを送信できます。

設定が完了したら「次へ」をクリックし、作成したメールの内容を確認して「テスト」を実行しましょう。

正しくメールが送信されていることを確認し、「保存」してください。

Step4: トリガーをONにして動作確認

全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！

今回使用したテンプレートは、下記のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーされ、実際にご活用いただけます。
ぜひ、本記事を参考に設定を行い、自動化による業務効率の改善を体感してみてくださいね！

Google スプレッドシートから契約情報を取得し、DeepLで翻訳後、契約書を発行・送付してOneDriveに保存する

DeepLの翻訳機能を活用して、指定の時間になったら契約情報をGoogle スプレッドシートから取得し、その内容をDeepLで自動的に翻訳後、その内容を基に契約書を発行・送付してOneDriveに保存する一連のフローを、プログラミング不要で自動化することも可能です。

こちらのフロー設定には、下記のテンプレートを使用します。

マイアプリ登録

こちらの設定も、まず使用するアプリをマイアプリ登録することから始めましょう！

このフローでは、DeepL、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OneDriveを使用します。
DeepL、Googleドキュメントは先ほどマイアプリ登録したので、Google スプレッドシート、OneDriveを新たにマイアプリ登録します。

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleスプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。

【OneDriveのマイアプリ連携】
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
サインイン画面が表示されるので、連携したいアカウントでサインインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとOneDriveが表示されていれば、登録完了です！

トリガーの設定

続いて、フローボットを決まった時間に起動させるための設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。

ここでは、Google スプレッドシートの情報をDeepLへ自動送信するスケジュールを指定します。
「日付指定」「曜日指定」「Cronの設定」から選択できるので、フローボットを起動させたいスケジュールを設定し、「保存する」をクリックします。
※スケジュールトリガーの設定について、詳しい設定方法はこちらをご参照ください

今回は「毎月1日の9時にフローボットを起動する」ように設定してみました！

フローの各アクション設定

次に、Google スプレッドシートから契約情報を取得するアクション設定を行います。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。

データベース連携画面が表示されたら、タイトルを必要に応じて変更し、「連携するアカウント情報」に連携したいアカウントを指定しましょう。

次に、情報を取得するデータベースの設定を行います。
「スプレッドシートID」「タブ名」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されるので、候補から選択するか、手入力してください。

「テーブル範囲」には、取得したい情報の範囲を指定します。

今回は下図のようなGoogle スプレッドシートを用意してみました！

取得したい情報はA〜J列なので、テーブル範囲に「A:J」と入力します。

次に、取得したいレコードの条件を設定します。

今回は、「毎月1日に、有効期日（現行）が翌月末になっている契約情報を取得する」想定で、下図のように設定してみました！
※日付の表記（「⚪︎-⚪︎-⚪︎」や「⚪︎/⚪︎/⚪︎」など）は、Google スプレッドシートの表記に合わせて選択してください。

設定完了後、「テスト」を実行し、正しく情報が取得されることを確認してください。

内容確認後、「保存」しましょう。

続いて、繰り返し処理の設定を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ここでは、繰り返しDeepLに契約情報を自動送信する設定を行います。

繰り返し処理の設定を行うことで、Google スプレッドシートから複数の契約情報を得た際に、すべての契約情報を「繰り返し対象で取得したアウトプット」で設定した値に応じて、順番に自動で処理できるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください

Google スプレッドシートから取得する情報を、「繰り返し対象のアウトプット」に設定します。
下図のように、Google スプレッドシートから取得した情報で、契約書作成時に使用する項目を、全て「アウトプット」欄に設定してください。
※「＋アウトプットを追加」をクリックすると設定欄が追加されます

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設定が完了したら「保存」しましょう。

続いて、取得した契約情報のうち、翻訳する必要がある内容をDeepLで自動翻訳するアクションの設定を行います。
「テキストを翻訳」をクリックしてください。

ここは先ほどご紹介したフローの、DeepLでの翻訳アクション設定と同様です！

連携アカウントとアクション設定後、翻訳するテキスト設定を行います。
ここでは先ほど繰り返し処理で設定した、「繰り返し対象のアウトプット」を引用して設定します。
そうすることで、複数の翻訳テキストが繰り返し順番に自動で行われるようになります。

今回翻訳する必要があるテキストは、「商品の補足説明」なので、下図のように設定します。

設定完了後、「テスト」を実行し、「成功」したら保存しましょう。

続いて、取得した情報を基に契約書を自動作成するアクション設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。

こちらも、先ほどご紹介したフローの契約書作成アクション設定と同様です！

連携アカウントとアクション設定、雛形書類の連携、発行書類の設定を行いましょう。
「出力ファイル名」には、繰り返し処理で設定した「繰り返し対象のアウトプット」を引用して設定することで、書類ごとに合ったファイル名で作成できるようになります。

置換条件設定を先ほどのフローと同様に行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

次の、「メールを送る」アクション設定についても、先ほどのフローと同様に設定し、設定が完了したら、「テスト」を実行し保存しましょう。

最後に自動作成した契約書をOne Driveに保存するアクション設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

連携アカウントとアクション選択画面が表示されたら、タイトルを必要に応じて変更し、「連携するアカウント情報」に連携したいアカウントを指定しましょう。

次に、API接続設定を行います。
格納先に指定したい「ドライブID」「フォルダのアイテムID」を、連携したアカウントから表示される候補から選択しましょう。

「ファイル名」を、書類発行アクションで取得したアウトプットを引用して設定します。
こうすることで、契約書ごとに合ったファイル名で自動的に保存できるようになります。

ファイルの添付方法を下図のように設定し、「テスト」を実行して保存しましょう。

以上で設定完了です！

メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する

次にご紹介するのは、Yoomのメール機能で英文の契約書を受信した際に、OCR機能を用いて契約書の内容を読み取り、その内容をDeepLで翻訳し、Google スプレッドシートに情報を自動的に反映する方法です。

こちらのフローには、以下のテンプレートを使用します。コピーして活用してくださいね！

今回のフローで使用するアプリは、DeepL、Google スプレッドシートです。
どちらも先ほどまでのフローでマイアプリ登録済みなので、早速フロー設定を進めましょう！

コピーしたテンプレートの、「メールが届いたら」をクリックし、トリガー設定から行います。

ここで設定したアドレスにメールを受信するとフローボットが起動します。契約書受信用のアドレスを作成しましょう。

設定完了後、メールの受信テストを行ってください。テストが成功したら「保存」しましょう。
※受信テストを行う際、英文の契約書も添付して送信してください。そうすることで、OCRでの契約書内容の読み取り設定の際のテストがスムーズです。

次の分岐設定は、デフォルトの設定のままで問題ないです。
ここでは、メールトリガーが起動した際に、添付ファイルが「空である」か「空ではない」かを判定して、判定によってルートを切り替える設定がされています。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

続いて、OCRを用いて契約書の内容を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

アクション選択画面が表示されたら、タイトルを任意で変更し、「次へ」をクリックします。

「ファイルの添付方法」を下図のように設定し、デフォルトで設定されている抽出項目の他に追加したい項目があれば設定しましょう。
※デフォルトで「件名」「署名者1：会社名」「署名者1：氏名」「署名者2：会社名」「署名者2：氏名」「締結日」「有効期限」「契約開始日」「契約終了日」が抽出項目に設定されています。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。

次のDeepLでの「テキスト翻訳」のアクション設定は、先ほどまでのフローと同様です。
「商品の補足説明」など、翻訳したいテキストを指定し、保存しましょう。

最後に、契約書の内容をGoogle スプレッドシートに反映するアクション設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

データベース連携画面が表示されたら、タイトルを任意で変更し、連携したいアカウントを選択しましょう。
「データベースの連携」欄で、契約書の内容を反映したいGoogle スプレッドシートを、先ほどご紹介したフロー同様に、指定してください。

次に、追加するレコードの詳細を、各項目ごとに合わせて適切なアウトプットを選択して設定しましょう。

DeepLで翻訳したテキストを使用する項目は、DeepLの翻訳アクションで取得したアウトプットを引用しましょう。

全ての項目の設定が完了したら「テスト」を実行し、Google スプレッドシートに正しく情報が反映されていることを確認してください。
確認後、「保存」しましょう。

以上で全ての設定が完了です！

DeepLを使ったその他の自動化例

他にも、DeepLを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、その一部を紹介します。

1.メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

メールで受け取った見積書をOCRで自動的に読み取り、その内容をDeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
手動で見積書の内容を転記したり翻訳する作業は、入力漏れや翻訳ミスといったヒューマンエラーが発生しがちです。
一連のフローを自動化することでミスを削減し、効率的に見積業務を行えるでしょう。
また、自動化によって節約できた時間を他の業務に充てることができるため、業務全体の効率改善にも期待できます。

2.フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する

フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、自動的に見積書を発行・送付するフローです。
海外企業向けに見積書を作成する際、日本語から外国語への翻訳作業は避けては通れない道です。見積書の作成と並行して翻訳作業も行うとなると、作業が煩雑になり、手間と感じている方も多いのではないでしょうか。
自動化を導入することで、作業負担が大幅に削減されることが期待できます。

3. Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信する

Googleフォームで受信した回答を自動的にDeepLで翻訳し、Gmailに送信するフローです。
グローバルに製品やサービスを公開している場合、海外からお問い合わせを受ける機会もありますよね。その際、お問い合わせを受ける度に日本語に翻訳する必要があり、対応に時間がかかってしまう恐れがあります。
このフローでは、フォーム受信からタイムリーに内容を翻訳し、受信内容と翻訳結果を速やかにGmailに送信するため、よりスピーディーな顧客対応が可能になるでしょう。

契約業務の多言語対応は、企業のグローバル展開において重要なポイントですが、手動対応ではタイムロスやミスのリスクが伴います。顧客満足度を高めるためにも、契約業務を効率化し、迅速に対応したいものです。
本記事でご紹介した DeepL × Yoom を活用した自動化の設定は、ノーコードで簡単にできるため、専門知識がなくても安心してご利用いただけます。
業務効率化の第一歩として、ぜひこの仕組みを活用し、円滑な多言語での契約業務を体験してみてくださいね！