メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
• DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
• 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
3. OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
4. 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
5. 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
• OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
• DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
• Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。

■注意事項

• DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。