フォームで回答されたら、DeepLで翻訳し契約書を送付する
フォームで回答されたら、DeepLで翻訳し契約書を送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DeepL
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
海外の顧客からフォームで問い合わせがあった際、内容の翻訳や契約書の作成、送付といった一連の対応に時間がかかっていませんか？手作業での対応は、コミュニケーションの遅延や翻訳ミスを招く原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されたタイミングで、内容の翻訳から契約書の送付までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客とのやり取りが多く、フォームからの問い合わせ対応を効率化したい方
- DeepLやGoogleドキュメントを使った契約書作成・送付プロセスを手作業で行っている方
- 多言語対応が必要な業務フローを自動化し、人的なミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答を起点に翻訳、書類発行、メール送信までを自動化し、手作業の時間を削減することで、より重要な業務に集中できます。
- 手動での翻訳作業や書類作成時のコピー＆ペーストによるミス、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、フォームの回答内容を翻訳します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳内容などを用いて契約書を生成します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、生成した契約書を添付して自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームの回答項目は、契約に必要な情報（氏名、会社名、住所など）を任意で設定してください。
- DeepLで翻訳するテキストは、フォームの回答項目の中から特定のフィールドを指定するなど、任意で設定が可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行する際は、あらかじめ用意した契約書の雛形や、発行する書類の詳細（ファイル名など）を任意で設定してください。
- メール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容や翻訳結果を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DeepL、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
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DeepL
YoomではDeepLとノーコードで連携し、API経由でDeepLの操作を自動化することが可能です。
例えば、メールやSlackなどのチャットツールで受け取った情報や、NotionやGoogleドキュメントなどで作成されたドキュメントをDeepLで自動的に翻訳するといったことが可能です。
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