フォームで回答されたら、DeepLで翻訳し契約書を送付する

■概要

海外の顧客との契約手続きにおいて、フォームの回答を翻訳し、契約書を作成・送付する一連の作業に手間や時間がかかっていることはないでしょうか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答をDeepLで自動翻訳し、その内容を反映させた契約書をGoogleドキュメントで作成、自動でメール送付までを完結させるため、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外顧客との契約が多く、手作業での翻訳や書類作成に時間を要している担当者の方
• フォームで受け付けた回答をもとに、定型的な書類作成と送付業務を効率化したい方
• 多言語での対応プロセスを構築し、コミュニケーションエラーを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から翻訳、契約書作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による翻訳ミスや契約書への転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DeepLとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な質問項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでDeepL APIを選択し、フォームで受け取った回答内容を翻訳するアクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳されたテキストを元に契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、発行した契約書を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、契約内容に応じて質問項目を自由に追加・修正してください。
• DeepL APIの「テキストを翻訳」アクションでは、翻訳したいテキスト項目や翻訳先の言語を任意で設定できます。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」では、使用する契約書の雛形や保存先のフォルダ、出力するファイル名を指定してください。
• Yoomの「メールを送る」では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などを本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• DeepL、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleドキュメントの契約書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765