フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

DeepL

を自動連携できます。

■概要

海外のクライアントとのやり取りで、外国語での見積もり作成に手間や時間がかかっていませんか。フォームで受け取った内容を翻訳し、見積書を作成して送付する、といった一連の作業は定型的でありながらも、手作業ではミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、DeepLによる自動翻訳からGoogle スプレッドシートでの見積書発行、メール送付までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

海外の顧客との取引が多く、外国語での見積書作成に時間がかかっている営業担当者の方
DeepLやGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書を作成している営業事務の方
多言語対応の見積もり発行フローを効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム回答から翻訳、見積書発行、送付までが自動処理されるため、手作業の時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。
手作業による翻訳内容の転記ミスや、見積もり金額の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを選択し、フォームで受け取ったテキストを翻訳するように設定します。
続いて、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳されたテキストなどを用いて見積書を発行します。
最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、発行された見積書を添付して指定のアドレスに自動で送付するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームのトリガー設定では、見積書作成に必要な情報を取得するための質問項目を任意で設定できます。
DeepLのオペレーションでは、フォームで取得した回答の中から、翻訳したいテキストを任意で指定することが可能です。
Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、使用する見積書の雛形や発行書類の詳細を任意で設定できます。
メールを送るアクションでは、送付先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
書類を発行する機能についての詳細は、下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。