メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引で受信する外国語の契約書を、都度翻訳ツールにコピー＆ペーストし、その結果を管理表に手入力する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどの懸念もあります。このワークフローは、特定のメールアドレスで契約書ファイルを受信するだけで、OCRが自動で文字を読み取り、DeepLで翻訳し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、一連の定型業務を自動化し、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、外国語の契約書を扱う法務や営業、バックオフィス担当の方
• 手作業による翻訳やデータ転記に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたい方
• 複数のツールをまたぐ定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点に、文字の読み取りから翻訳、転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手によるコピー＆ペーストやデータ入力が不要になるため、転記漏れや翻訳ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomで発行される専用メールアドレスにメールが送信されるとフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付されたPDFなどのファイルから文字情報を読み取ります。
5. 次に、オペレーションでDeepL APIを設定し、OCR機能で読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、メールの件名や本文の内容を抽出し、後続のオペレーションで利用する情報として設定できます。
• 分岐機能では、メールに特定のファイルが添付されているか否かなど、前段のアクションで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIモデルや言語を任意に設定することが可能です。
• DeepL APIでは、OCR機能で取得したテキストを翻訳対象に設定し、翻訳先の言語も日本語や英語など自由に指定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、出力先のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を自由に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを細かく設定できます。

■注意事項

• DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。