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契約書管理について、次のような悩みはありませんか？
電子契約サービスの導入によって書類の印刷や郵送の手間が省けても、書類の締結確認に時間がかかると、契約書管理や営業活動がスムーズに進みません。その課題の解決手段として、締結完了時に自動で通知を届くよう設定する方法があります。
本記事では、DocuSignで契約書の締結が完了した際に、Gmailでメールを自動送信する方法を紹介します。この自動化により、契約書の締結完了をリアルタイムで関係者に通知できるため、手作業での確認やメール連絡が不要になります。契約書管理や営業活動の後続業務を素早く開始できるようにしましょう。
DocuSignとGmailを連携することで契約書管理や営業活動で得られるメリットには、次のようなものがあります。
連携により、契約書の締結完了を自動的に検知してメールで通知することができます。これにより、手作業での締結状況の確認や通知用文面の作成が不要になります。一顧客に対して複数の契約書が必要な場合や、契約書の更新頻度が高い場合でも、この自動化によって作業負担を軽減できるでしょう。また、手作業で発生しやすい、締結済み契約書の見落とし、連絡の遅れや連絡忘れなどのリスクを抑えることで、業務品質の向上も期待できます。
自動化によって契約締結から通知までのタイムラグを減らすことで、関係者間で速やかな情報共有が可能になります。この情報共有を受けて、証明書や契約書類の保存、納品準備や請求書の発行といった業務を開始できます。法務や営業の担当者が契約後の業務を各々スムーズに進められることで、契約書管理の迅速化や、取引開始までのリードタイム短縮につながるでしょう。契約完了後のフォローアップが早ければ、顧客に安心感をもたらすことで、良好な信頼関係の構築や顧客満足度の向上が期待できます。
自動化ツールYoomを使えば、DocuSignとGmailの連携設定は簡単です。ぜひこの自動化を試してみてください。
[Yoomとは]
それでは、DocuSignとGmailの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、DocuSignとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：エンベロープが完了したら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、エンベロープの署名/完了で起動するよう設定してください。この設定により、すべての受信者がエンベロープに対する作業を完了した時がトリガーとなります。
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「メールを送る：メールを送る」をクリックします。
2. メールの設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・メールの内容：各項目に必要事項を入力してください。件名と本文には、ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
※下図は入力例です。法務や営業の担当者など、情報共有が必要な相手に対し、確認事項や業務指示を交えた文面で作成してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。エンベロープIDのアウトプットは、締結された書類を特定するために必要です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 送信内容を確認のうえ、「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもDocuSign・Gmailを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. 指定したスケジュールでDocuSignの情報を取得し、条件に合致した場合にGmailでメール送信するフローです。例えば、進行に時間がかかっている重要な案件について、締結が完了していない場合のみ、毎月初日に通知するといった使い方が可能なテンプレートです。自動通知により、定期的に締結状況を確認できます。
■概要
指定のスケジュールになったらDocusignでエンベロープの情報を取得し、条件に合ったらGmailと連携してメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailが主なコミュニケーションツールとして使用してる方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・分岐のオペレーションを使用することで、条件ごとのメール送付が可能です。
・一連の流れが自動で完了するため、手間がかからず業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・Gmail、DocusignのそれぞれとYoomを連携させてください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. DocuSignの証明書をGoogle Driveに格納するフローです。締結された書類の証明書が、Google Driveの特定のフォルダに自動で保存されます。契約書が締結時に証明書の手動ダウンロードやアップロードが不要になるため、契約書管理の効率化が期待できます。
3. DocuSignのエンベロープが完了した際に、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。契約書の締結完了時にSFAの案件情報が自動的に更新されることで、営業活動の進捗をリアルタイムで把握可能です。営業担当者が契約書の締結をすぐに把握し、顧客に迅速な対応ができれば、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
DocuSignとGmailを連携することで、契約の締結が完了した際の通知を自動化できます。締結状況の確認や連絡に時間を割く必要がなくなるため、担当者は他の業務に集中でき、通知後は素早く後続処理を始められるでしょう。連絡の遅れや漏れを防ぎ、スムーズにフォローアップすることで、顧客との信頼関係の構築や顧客満足度の向上が期待できます。Yoomを活用すれば、これらの連携を簡単に設定できます。ぜひ試してみてください。
