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DocuSignとGmailを連携して、DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する方法
契約書管理について、次のような悩みはありませんか？
- 締結状況を頻繁にチェックするため、他の業務に集中できない
- 締結が完了したことに気づかず取引の開始が遅れないか心配
- 締結の完了後すぐに次のステップの指示をしたいが、毎回手作業で連絡するには手間がかかる
- 営業担当者は外回りや出張が多く、締結状況を口頭で共有するのは難しい
電子契約サービスの導入によって書類の印刷や郵送の手間が省けても、書類の締結確認に時間がかかると、契約書管理や営業活動がスムーズに進みません。その課題の解決手段として、締結完了時に自動で通知を届くよう設定する方法があります。
本記事では、DocuSignで契約書の締結が完了した際に、Gmailでメールを自動送信する方法を紹介します。この自動化により、契約書の締結完了をリアルタイムで関係者に通知できるため、手作業での確認やメール連絡が不要になります。契約書管理や営業活動の後続業務を素早く開始できるようにしましょう。
DocuSignとGmailを連携するメリット
DocuSignとGmailを連携することで契約書管理や営業活動で得られるメリットには、次のようなものがあります。
メリット1: 業務効率の向上
連携により、契約書の締結完了を自動的に検知してメールで通知することができます。これにより、手作業での締結状況の確認や通知用文面の作成が不要になります。一顧客に対して複数の契約書が必要な場合や、契約書の更新頻度が高い場合でも、この自動化によって作業負担を軽減できるでしょう。また、手作業で発生しやすい、締結済み契約書の見落とし、連絡の遅れや連絡忘れなどのリスクを抑えることで、業務品質の向上も期待できます。
メリット2: 情報共有の迅速化
自動化によって契約締結から通知までのタイムラグを減らすことで、関係者間で速やかな情報共有が可能になります。この情報共有を受けて、証明書や契約書類の保存、納品準備や請求書の発行といった業務を開始できます。法務や営業の担当者が契約後の業務を各々スムーズに進められることで、契約書管理の迅速化や、取引開始までのリードタイム短縮につながるでしょう。契約完了後のフォローアップが早ければ、顧客に安心感をもたらすことで、良好な信頼関係の構築や顧客満足度の向上が期待できます。
自動化ツールYoomを使えば、DocuSignとGmailの連携設定は簡単です。ぜひこの自動化を試してみてください。
[Yoomとは]
DocuSignとGmailの連携フローの作り方
それでは、DocuSignとGmailの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」業務フローの作成手順を紹介します。
はじめる前に
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1: DocuSignとGmailのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、DocuSignとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2: DocuSignのエンベロープ完了時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：エンベロープが完了したら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、エンベロープの署名/完了で起動するよう設定してください。この設定により、すべての受信者がエンベロープに対する作業を完了した時がトリガーとなります。
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ3: Gmailでメールを送信するアクションの設定
1. フローボットの「メールを送る：メールを送る」をクリックします。
2. メールの設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・メールの内容：各項目に必要事項を入力してください。件名と本文には、ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
※下図は入力例です。法務や営業の担当者など、情報共有が必要な相手に対し、確認事項や業務指示を交えた文面で作成してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。エンベロープIDのアウトプットは、締結された書類を特定するために必要です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 送信内容を確認のうえ、「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSign・Gmailを使ったその他の自動化例
他にもDocuSign・Gmailを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. 指定したスケジュールでDocuSignの情報を取得し、条件に合致した場合にGmailでメール送信するフローです。例えば、進行に時間がかかっている重要な案件について、締結が完了していない場合のみ、毎月初日に通知するといった使い方が可能なテンプレートです。自動通知により、定期的に締結状況を確認できます。
■概要
指定のスケジュールになったらDocusignでエンベロープの情報を取得し、条件に合ったらGmailと連携してメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailが主なコミュニケーションツールとして使用してる方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・分岐のオペレーションを使用することで、条件ごとのメール送付が可能です。
・一連の流れが自動で完了するため、手間がかからず業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・Gmail、DocusignのそれぞれとYoomを連携させてください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
指定のスケジュールになったらDocusignでエンベロープの情報を取得し、条件に合ったらGmailと連携してメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailが主なコミュニケーションツールとして使用してる方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・分岐のオペレーションを使用することで、条件ごとのメール送付が可能です。
・一連の流れが自動で完了するため、手間がかからず業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・Gmail、DocusignのそれぞれとYoomを連携させてください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. DocuSignの証明書をGoogle Driveに格納するフローです。締結された書類の証明書が、Google Driveの特定のフォルダに自動で保存されます。契約書が締結時に証明書の手動ダウンロードやアップロードが不要になるため、契約書管理の効率化が期待できます。
■概要DocuSignで契約が完了した書類の管理は、どのように行っていますか？完了の都度、監査証跡である証明書を手作業でダウンロードし、指定のフォルダへ保存する作業は、件数が増えると大きな手間になりがちです。 このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングを検知し、証明書を自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存できるため、手作業による手間や保存漏れのリスクをなくし、契約管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
■注意事項- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
3. DocuSignのエンベロープが完了した際に、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。契約書の締結完了時にSFAの案件情報が自動的に更新されることで、営業活動の進捗をリアルタイムで把握可能です。営業担当者が契約書の締結をすぐに把握し、顧客に迅速な対応ができれば、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
■概要DocuSignでの契約締結後、HubSpotの取引ステージを手作業で更新する際に、手間がかかったり更新漏れが発生したりしていませんか。このような定型的な作業は、営業活動のスピードを落とす原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージ更新までを自動化できるため、契約締結後のプロセスをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
■注意事項- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
DocuSignとGmailを連携することで、契約の締結が完了した際の通知を自動化できます。締結状況の確認や連絡に時間を割く必要がなくなるため、担当者は他の業務に集中でき、通知後は素早く後続処理を始められるでしょう。連絡の遅れや漏れを防ぎ、スムーズにフォローアップすることで、顧客との信頼関係の構築や顧客満足度の向上が期待できます。Yoomを活用すれば、これらの連携を簡単に設定できます。ぜひ試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
