ステップ1: DocuSignとGmailのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、DocuSignとGmailをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
ステップ2: DocuSignのエンベロープ完了時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー:エンベロープが完了したら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、エンベロープの署名/完了で起動するよう設定してください。この設定により、すべての受信者がエンベロープに対する作業を完了した時がトリガーとなります。
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ3: Gmailでメールを送信するアクションの設定
1. フローボットの「メールを送る:メールを送る」をクリックします。
2. メールの設定を行います。
・タイトル:必要に応じて変更できます。
・メールの内容:各項目に必要事項を入力してください。件名と本文には、ステップ2で取得したアウトプットを使用できます。
※下図は入力例です。法務や営業の担当者など、情報共有が必要な相手に対し、確認事項や業務指示を交えた文面で作成してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。エンベロープIDのアウトプットは、締結された書類を特定するために必要です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 送信内容を確認のうえ、「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
DocuSign・Gmailを使ったその他の自動化例
他にもDocuSign・Gmailを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. 指定したスケジュールでDocuSignの情報を取得し、条件に合致した場合にGmailでメール送信するフローです。例えば、進行に時間がかかっている重要な案件について、締結が完了していない場合のみ、毎月初日に通知するといった使い方が可能なテンプレートです。自動通知により、定期的に締結状況を確認できます。