指定のスケジュールになったらDocusignで情報を取得し、条件に合ったらGmailでメール送信する
指定のスケジュールになったらDocusignで情報を取得し、条件に合ったらGmailでメール送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
DocuSign
を自動連携できます。
■概要
DocuSignで管理している契約の進捗状況を、一件ずつ手動で確認していませんか？定期的な確認作業は手間がかかる上に、対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にDocuSignの契約情報を取得し、特定の条件に合致した場合のみGmailで関係者に通知を送信できるため、面倒な確認作業から解放され、重要な契約の進捗管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約管理で、定期的なステータス確認を手作業で行っている方
- 契約の進捗に応じて、関係者へのリマインドメールを都度作成・送信している方
- 手作業による確認漏れや通知漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでDocuSignの情報を自動取得するため、手動での確認作業やメール送信にかかっていた時間を削減できます。
- 人の手による確認漏れや通知漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約管理業務の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでは、DocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、確認したい契約情報を取得します。
- 次に、分岐機能を使って、取得した情報をもとに後続の処理を続けるかどうかを判断する条件（例：契約ステータスなど）を設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ指定した内容のメールが自動で送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、ワークフローを実行したい日時や頻度を任意で設定してください。
- DocuSignで情報を取得する際、どの契約情報（エンベロープID）を取得するかを固定値や変数を用いて設定できます。
- 分岐機能では、DocuSignから取得した情報（契約ステータスなど）を元に、「特定のステータスの場合のみ」後続のメール送信を行う、といった条件を自由に設定可能です。
- Gmailの送信設定では、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、DocuSignで取得した契約者名や契約名などの情報をメール本文に自動で差し込むこともできます。
■注意事項
- DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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