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DocuSignとMicrosoft Teamsを連携してDocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する方法
DocuSignは、契約書類をオンラインで保管・管理できるため、いつでもアクセス可能で情報の整理も簡単に行える便利なツールです。
しかし、契約が完了した際の通知や書類の送付を手作業で行うと、入力エラーや送付の遅れが生じるリスクがあります。
本記事では、DocuSignとMicrosoft Teamsを連携させるメリットや、基本的な自動化設定の手順について詳しく解説します。
本記事はこんな方におすすめ
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・DocuSignとMicrosoft Teamsをそれぞれ活用している方
・複数プロジェクトの進行状況を一元管理し、業務の効率化を目指している方
・DocuSignとMicrosoft Teamsの連携で業務フローを簡素化し、更新漏れを防ぎたい方
DocuSignとMicrosoft Teamsの連携のメリットと具体例
メリット1:契約進行状況の迅速な把握が可能に
DocuSignで契約が完了すると、Microsoft Teamsに通知が送られ、契約状況をすぐに確認できるようになります。
これにより、担当者は個別の契約進捗を確認する必要がなくなり、手作業での報告作業が省けます。
例えば、営業チームのリーダーは、新規顧客との契約状況を把握しやすくなり、次の営業アクションに移行する際の判断がしやすくなります。
また、契約管理担当者も複数の契約を同時に管理する際、進行状況を随時確認できるため、更新が遅れたり重要な対応を見落としたりするリスクが抑えられ、業務効率の向上が期待できます。
特に、複数の契約が並行する場合には、進行管理の統合が図りやすくなり、プロジェクト全体の管理に一役買うでしょう。
メリット2:スムーズな情報共有
DocuSignとMicrosoft Teamsを連携することで、契約完了の通知がリアルタイムで関係者に共有され、法務部門をはじめとする各部署間での情報共有がスムーズに進むことが期待できます。
例えば、法務担当者が契約完了の通知を受けることで、内容確認や次の手続きへの移行がスピーディに行える可能性があります。
また、営業部門と法務部門の連携が必要なケースでも、リアルタイム通知により、書類の確認やリスク管理が効果的に進む場面が増えるかもしれません。
さらに、複数の部署が関与するプロセスにおいては、迅速な情報の伝達がコミュニケーションを円滑にし、業務効率化にもつながることが期待できます。
メリット3: プロジェクトの進捗管理を効率的に
DocuSignで契約が完了すると、Microsoft Teamsに通知が届く仕組みを導入することで、プロジェクトの進捗管理に役立てることができます。
例えば、営業チームが顧客との契約を完了させた場合、その情報がリーダーやプロジェクト関係者に自動通知されるため、次の工程に進みやすくなります。
営業メンバーは「いつ、どの顧客との契約が完了したか」を把握しやすく、必要に応じてカスタマーサクセスチームやサポートチームへの引き継ぎ作業を円滑に行うことが期待できます。
さらに、契約完了後にマーケティング資料の作成が求められる場合、デザイン部門やコンテンツチームに必要なタイミングで依頼をかけやすくなります。
契約に関する情報がスムーズに共有されることで、プロジェクトが順調に進むための助けになるでしょう。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
DocuSignとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方
今回は、【DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する】というフローを作成します。
これにより、、契約完了の情報をリアルタイムで業務担当者に通知できるようになるため、情報共有が迅速になり、業務効率の改善が期待できます。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約完了後の社内への情報共有は手作業で行っていませんか。担当者への連絡に手間がかかったり、共有漏れによって後続の業務に遅れが生じたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることができ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・DocuSignとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
・DocuSignでエンベロープが完了したら起動するトリガーの設定
・Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送る設定
・テストと確認
ステップ1:DocuSignとMicrosoft Teamsとのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はDocuSignとMicrosoft Teamsをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、DocuSignとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されますので確認してください。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご確認ください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約完了後の社内への情報共有は手作業で行っていませんか。担当者への連絡に手間がかかったり、共有漏れによって後続の業務に遅れが生じたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることができ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ2:DocuSignでエンベロープが完了したら起動するトリガー設定
1.まず、一番上の「エンベロープが完了したら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
DocuSignと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「エンベロープが完了したら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定してください。
設定後、テストを行い、問題がなければ保存してください。
ステップ3:Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送る設定
1.フローに戻ります。
次に、「チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。
2.Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.チームID、チャネルID、メッセージを入力してください。
チームIDとチャネルIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、活用してください。
また、メッセージの編集欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。
4.これで、【DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成しました。
ステップ4:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングの知識がなくても、手軽に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要DocuSignを活用した電子契約は便利ですが、契約完了後の社内への情報共有は手作業で行っていませんか。担当者への連絡に手間がかかったり、共有漏れによって後続の業務に遅れが生じたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることができ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DocuSignでの契約管理を担当しており、関係者への共有を効率化したい方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 契約締結後の請求書発行など、後続業務への連携をスムーズにしたいと考えている方
- DocuSignでの契約完了と同時に自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の送信先や内容を事前に設定できるため、連絡漏れや共有内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の情報を指定のチャネルに通知します。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定で、通知を送るチームやチャネルを任意で指定してください。
- 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
- Docusign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DocuSignを使ったその他の自動化例
他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
重要な業務に集中できる環境を目指す方におすすめのフローです。
DocuSignで契約が完了すると、自動でGoogle スプレッドシートに送信日時が記録されるため、手動入力の手間を省けます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、そのステータスや契約者情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に更新漏れや入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、手作業による契約管理の煩雑さを解消し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとGoogle スプレッドシートで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理業務の正確性を向上させたいと考えている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了すると、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、契約が完了したエンベロープの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のシートの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのアクション設定では、対象となるアカウントIDや、情報を取得したいエンベロープのIDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、更新対象としたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項- Docusign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとGoogle スプレッドシートで契約管理を行っており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理業務の正確性を向上させたいと考えている方
- 契約管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、契約が完了したエンベロープの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のシートの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのアクション設定では、対象となるアカウントIDや、情報を取得したいエンベロープのIDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、更新対象としたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- Docusign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
DocuSignでの契約完了後、毎回Microsoft Excelの情報を手動で更新する作業は、業務が特定の担当者に依存しやすく、引継ぎやチーム内での情報共有がスムーズに進まない可能性があります。
このフローを活用することで、DocuSignでの契約成立後に送信日時を自動でMicrosoft Excelに追加できるため、作業効率の向上が期待できます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後に、その契約情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Microsoft Excelの情報を自動で更新することが可能になります。契約管理における手作業をなくし、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
3.Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付するフローです
契約書発行の効率化を目指す方におすすめのテンプレートです。
このテンプレートを活用すると、Notionの情報をもとに契約書をDocuSignで自動作成・送信できます。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Notionのデータベース情報をもとにDocuSignの契約書を自動で作成し、一連の流れを効率化し、契約業務の正確性とスピードを向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
まとめ
DocuSignとMicrosoft Teamsを連携することで、DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動で通知することができるようになりました。
これにより、担当者に素早く通知できるようになり、業務効率の向上が期待できます。
Yoomを使えば、初心者でも、スムーズに自動化を導入できます。専門知識は不要で、ガイドに従うだけで簡単に設定できます。
テンプレートも充実しているので、ぜひ業務に役立ててみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
