フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する
フォーム経由で受け取ったファイルをクラウドにまとめつつ、kintone上で管理・検索しやすくしたい場合におすすめのフローです！
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Dropboxとkintoneを連携させて業務を効率化したくても、「どう設定すればいいのかわからない」「プログラミングの知識が必要なのでは？」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか？
特に、Dropboxに保存したファイル情報をkintoneで一元管理したい場合、手作業だと手間になり、ミスの原因にもなります。
<span class="mark-yellow">そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを活用し、Dropboxとkintoneをスムーズに連携する方法をご紹介します。</span>例えば、Dropboxにファイルが格納された際に、自動でkintoneにファイル情報を追加するフローを設定することで、手作業の負担を減らし、業務の精度向上が期待できます。
本記事では、具体的な設定方法や便利なテンプレートも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
DropboxとkintoneのAPIを連携すれば、Dropboxのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxを使ってチームで資料を共有しながら、kintoneでファイル情報を一元管理したい場合におすすめのフローです！
フォーム経由で受け取ったファイルをクラウドにまとめつつ、kintone上で管理・検索しやすくしたい場合におすすめのフローです！
契約書や領収書などの画像をDropboxに保存して、それを自動でテキスト化し、kintoneのデータベースに整理したいときに便利なフローです。
それでは、さっそくDropboxとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとkintoneの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、Dropboxをマイアプリ登録していきましょう！入力欄に「Dropbox」と入力するとアイコンが表示されるので、クリックします。
1.以下のような画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしてください。続行をクリックするとパスワードを求められます。
パスワードを入力したら、「続行」をクリックしてDropboxマイアプリ登録は完了です！
kintoneも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下のような画面が表示されます。
マイアプリの画面にDropboxとkintoneのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
1.まず、一番上の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のアイコンをクリックします。
2.Dropboxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「チャンネルでメッセージが送信されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔、対象のフォルダのパス、ファイル名を設定してください。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択できます。
なお、プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
対象のフォルダのパス、ファイル名は、入力欄の下の注釈を確認しながら設定しましょう。
また、今回はテストのためファイル名を「テスト」で設定していますが、ファイル名に拡張子を設定することで、幅広いファイルに対応可能です。
詳しくは以下を参照してみてくださいね。
Dropboxのトリガーで幅広いファイルの作成や更新を検知する対応方法
Dropboxに新しくファイルを格納してから「テスト」をクリックして、成功すると、以下のようにDropboxから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
1.最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2.kintoneと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択してください。
アプリIDは、入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるのでその中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄をクリックすると以下の画像のようにDropboxから取得した情報が表示されるので、ぜひ活用してください！
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する方法でした！
今回はDropboxからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
案件ごとにフォルダを分けて管理したいときや、チームでスムーズにファイル共有したいときに便利なフローです。
このフローを活用すれば、「この案件終わったから、フォルダ作って資料まとめなきゃ…」って作業を自動化できるので、手間が減りますよ！
Dropboxとの連携以外にも、kintoneのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化できます。気になる自動化フローがあれば、ぜひ試してみてください！
他にも、取引先が登録されたら自動でフォルダを作成したり、契約締結後に書類をDropboxへ保存できます。さらに、Dropboxに音声ファイルが追加されたら文字起こしをして通知することも可能です！
kintoneでメンションされたら別のチャットツールで通知を受け取ったり、kintoneにレコードが追加された際にMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成することができます。
Dropboxとkintoneを連携することで、ファイル管理や情報共有の手間を減らし、よりスムーズな業務フローを実現できます。本記事では、プログラミング不要で簡単に設定できる方法をご紹介しました。特に、Dropboxにファイルが格納された際に、kintoneへ自動で情報を追加するフローは、業務の負担を大きく軽減してくれるでしょう！
「便利そうだけど、設定が難しそう…」と感じた方も大丈夫！Yoomを使えば、テンプレートを活用するだけで、すぐに連携を始められます。まずは無料登録をして、実際に試してみませんか？
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