Dropboxとkintoneを連携させて業務を効率化したくても、「どう設定すればいいのかわからない」「プログラミングの知識が必要なのでは？」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか？
特に、Dropboxに保存したファイル情報をkintoneで一元管理したい場合、手作業だと手間になり、ミスの原因にもなります。
そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを活用し、Dropboxとkintoneをスムーズに連携する方法をご紹介します。例えば、Dropboxにファイルが格納された際に、自動でkintoneにファイル情報を追加するフローを設定することで、手作業の負担を減らし、業務の精度向上が期待できます。
本記事では、具体的な設定方法や便利なテンプレートも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとkintoneの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、データ管理の手間を軽減します。
ファイル情報をkintoneで一元管理できるため、情報を検索する際に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保存・共有をしている方
・保存したファイル情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを活用して情報管理を行っている企業
・ファイルの情報を手動で入力する手間を減らしたい方
・ファイルの管理をスピーディに行いたいと考える方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxとkintoneを連携してできること
DropboxとkintoneのAPIを連携すれば、Dropboxのデータをkintoneに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
Dropboxを使ってチームで資料を共有しながら、kintoneでファイル情報を一元管理したい場合におすすめのフローです！
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、データ管理の手間を軽減します。
ファイル情報をkintoneで一元管理できるため、情報を検索する際に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保存・共有をしている方
・保存したファイル情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを活用して情報管理を行っている企業
・ファイルの情報を手動で入力する手間を減らしたい方
・ファイルの管理をスピーディに行いたいと考える方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する
フォーム経由で受け取ったファイルをクラウドにまとめつつ、kintone上で管理・検索しやすくしたい場合におすすめのフローです！
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する
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■概要
「フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、情報管理に役立ちます。
フォームのファイルをクラウドストレージに格納した上で、kintoneに情報を追加できるため、ファイル情報を検索する際に便利です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの管理を行っている方
・kintoneを活用して情報の一元管理を進めたい方
・複数のツールを組み合わせて業務効率化を図りたい方
・データの二重管理を避けたいと考えている企業
・フォームに送信された情報をスピーディにシステムに反映させたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、kintoneに追加する
契約書や領収書などの画像をDropboxに保存して、それを自動でテキスト化し、kintoneのデータベースに整理したいときに便利なフローです。
Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxとkintoneの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそくDropboxとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとkintoneの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Dropboxとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Dropboxのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- テストと確認
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、データ管理の手間を軽減します。
ファイル情報をkintoneで一元管理できるため、情報を検索する際に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保存・共有をしている方
・保存したファイル情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを活用して情報管理を行っている企業
・ファイルの情報を手動で入力する手間を減らしたい方
・ファイルの管理をスピーディに行いたいと考える方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:Dropboxとkintoneのマイアプリ連携
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Dropboxのマイアプリ登録
では、Dropboxをマイアプリ登録していきましょう！入力欄に「Dropbox」と入力するとアイコンが表示されるので、クリックします。
1.以下のような画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしてください。続行をクリックするとパスワードを求められます。
パスワードを入力したら、「続行」をクリックしてDropboxマイアプリ登録は完了です！
kintoneのマイアプリ登録
kintoneも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下のような画面が表示されます。
マイアプリの画面にDropboxとkintoneのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、データ管理の手間を軽減します。
ファイル情報をkintoneで一元管理できるため、情報を検索する際に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保存・共有をしている方
・保存したファイル情報を迅速に管理したいと考えている方
・kintoneを活用して情報管理を行っている企業
・ファイルの情報を手動で入力する手間を減らしたい方
・ファイルの管理をスピーディに行いたいと考える方
・複数のツールを連携させて業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Dropboxでトリガーの設定
1.まず、一番上の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のアイコンをクリックします。
2.Dropboxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「チャンネルでメッセージが送信されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔、対象のフォルダのパス、ファイル名を設定してください。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択できます。
なお、プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
対象のフォルダのパス、ファイル名は、入力欄の下の注釈を確認しながら設定しましょう。
また、今回はテストのためファイル名を「テスト」で設定していますが、ファイル名に拡張子を設定することで、幅広いファイルに対応可能です。
詳しくは以下を参照してみてくださいね。
Dropboxのトリガーで幅広いファイルの作成や更新を検知する対応方法
Dropboxに新しくファイルを格納してから「テスト」をクリックして、成功すると、以下のようにDropboxから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
確認ができたら「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:kintoneに情報を追加する設定
1.最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2.kintoneと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択してください。
アプリIDは、入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるのでその中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄をクリックすると以下の画像のようにDropboxから取得した情報が表示されるので、ぜひ活用してください！
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する】というフローが完成しました。
ステップ5:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する方法でした！
kintoneのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
案件ごとにフォルダを分けて管理したいときや、チームでスムーズにファイル共有したいときに便利なフローです。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
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■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する
このフローを活用すれば、「この案件終わったから、フォルダ作って資料まとめなきゃ…」って作業を自動化できるので、手間が減りますよ！
kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
「kintoneでステータスが変更されたら、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダの作成業務を自動化します。
事務作業を軽減したい方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して案件管理を行っている方
・案件のステータス変更に伴う作業を迅速に処理したい方
・スピーディに作業を進めたいと考えている方
・ファイル共有ツールとしてDropboxを使用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、案件の進捗に応じてフォルダ構成を自動で整備したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーのファイル管理を一元的に行いたい方
■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
Dropboxとの連携以外にも、kintoneのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化できます。気になる自動化フローがあれば、ぜひ試してみてください！
Dropboxを使った便利な自動化例
他にも、取引先が登録されたら自動でフォルダを作成したり、契約締結後に書類をDropboxへ保存できます。さらに、Dropboxに音声ファイルが追加されたら文字起こしをして通知することも可能です！
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方
2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneでメンションされたら別のチャットツールで通知を受け取ったり、kintoneにレコードが追加された際にMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
終わりに
Dropboxとkintoneを連携することで、ファイル管理や情報共有の手間を減らし、よりスムーズな業務フローを実現できます。本記事では、プログラミング不要で簡単に設定できる方法をご紹介しました。特に、Dropboxにファイルが格納された際に、kintoneへ自動で情報を追加するフローは、業務の負担を大きく軽減してくれるでしょう！
「便利そうだけど、設定が難しそう…」と感じた方も大丈夫！Yoomを使えば、テンプレートを活用するだけで、すぐに連携を始められます。まずは無料登録をして、実際に試してみませんか？
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