■概要
kintoneで案件やタスクの進捗を管理しているものの、ステータスが更新されるたびにDropboxへ関連フォルダを手作業で作成することに手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードステータスが特定の内容に変更されたことをきっかけに、Dropboxへ自動でフォルダを作成し、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス変更に伴い発生する、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、プロジェクトや案件ごとのファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス変更をトリガーに、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのフォルダ作成が不要になるので、作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、分岐機能を用いて、特定のステータスに変更された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- 分岐条件の設定では、フォルダ作成のきっかけとしたいステータスを、実際の業務内容に合わせて設定してください。
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、作成先のパスやフォルダ名を任意で設定してください。kintoneから取得した案件名などをフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
